Aprovação automática de Faturas

A CleverTime-Consulting acabou de instalar num grande cliente uma solução de aprovação automática de faturas baseada na solução de Gestão Eletrónica de Conteúdos DocuWare. Os vários passos deste processo podem resumir-se da seguinte forma:

Tudo o que os intervenientes têm de fazer é colocar carimbos para que o documento siga o seu curso normal.

Contacte-nos...esta é a altura para pensar em otimizar os seus recursos.

Estudo de Otimização de Processos para grandes contas

As nossas atualizações do site têm ficado atrasadas graças ao excesso de trabalho que estamos a ter neste último trimestre do ano de 2011.

A CleverTime-Consulting foi contratada para efetuar um estudo global de otimização de processos no Grupo Trivalor (15 empresas) e adaptação da ferramenta de Gestão Eletrónica de Conteúdos Docuware - já implementada no grupo - a essa otimização. 

Por outro lado a CleverTime-Consulting também foi a empresa selecionada pelo Banco ItauBBA-Europa para instalar uma solução de ECM que foi precisamente o DocuWare estando agora a ser dada formação aos departamentos já instalados e a fazer-se a análise dos que se seguem. Esta encomenda honrou-nos, particularmente, pois o ItauBBA desenvolve internamente todo o software que utiliza sendo esta exceção devida ao custo/benefício do DocuWare.

Gestão Documental desde o bolso !

Com a ferramenta de Gestão Eletrónica de Conteúdos pode efetuar:


1. Arquivamento


2. Pesquisa


3. Procesamento de documentso através da aposição de carimbos que, consoante a sua mensagem, fazem os documentos transitar para o próximo utilizador que os terá que aprovar ou tomar outra qualquer decisão sobre os mesmos.


As regras de negócio, por muito complexas que sejam são seguidas de acordo com as várias decisões tomadas, sob a forma de carimbos apostos nos documentos.


O paradigma de se ter de "ir ao escritório" ver o que há para "despachar" ou entregar documentação pode (e deve) ter os dias contados. As poupanças associadas são gigantescas !


Pensem nisso.

Brochura em Português da nova versão DocuWare

Já está disponível a nova brochura da versão 5.1c da ferramenta de Gestão Eletrónica de Documentos (GED) DocuWare em português. É um ficheiro PDF onde se explica toda a funcionalidade, quer do módulo base, quer dos módulos adicionais e suas implicações no aumento da eficiência da sua empresa.

Ring a Bell ?

Nós ajudamos a ser (muito) mais eficiente....!

EDM, EDRM, ECM, Digital Preservation....tudo no Facebook

A nossa página de fans do Facebook [ Facebook.com/clevertime.consulting/ ] toda em inglês só trata dos temas relacionados com a nossa área de atividade que são descobertos na Internet e que poderão ser de interesse para os nossos clientes descobrirem mais sobre os temas e opiniões que nós próprios vimos a divulgar nos últimos anos.


In our Facebook page all the posts are related to the issues above which are researched in the Internet to increase the information of our customers or any other person interested on them.

Graus Académicos em Informação & Documentação

A CleverTime-Consulting é, desde há dois anos uma parceira da Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias, portuguesa e espalhada pelos países de expressão portuguesa, no que diz respeito aos Mestrados e Doutoramentos em Ciências da Informação e Documentação, em parceria com a Universidade de Alcalá de Henares, tendo um dos seus elementos a terminar precisamente este doutoramento.

Colaboramos ativamente nos seminários e em aulas com o objetivo de clarificar as metodologias práticas de implementação dos conhecimentos teóricos.

Recomendamos vivamente estes graus académicos, pela sua qualidade e abrangência de temas, que começam com o Mestrado. Detalhes aqui

Parceria com Organizza-Brasil

A CleverTime-Consulting tem o prazer de anunciar uma estreita parceria com a empresa brasileira Organizza no sentido de dinamizar naquele país as atividades de consultoria que desenvolvemos em Portugal, quer junto de organismos do Estado, quer junto a empresas privadas, quer ainda junto de universidades.


Para isso a Organizza tem estado no último ano a efetuar, a nosso pedido, um levantamento de necessidades junto de várias entidades brasileiras e a CleverTime-Consulting fornecerá a consultoria técnica adequada.

Nosso Parceiro Quidgest

Um dos nossos parceiros de longa data é a empresa Quidgest que é uma empresa tecnológica multinacional de origem portuguesa, criada em 1988, pioneira na geração automática de software.Entre outros prémios e distinções é PME Excelência 2009 e 2010 e integra a rede de PME inovadoras da COTEC.

Através da plataforma Genio, a empresa tecnológica desenvolve muito rapidamente sistemas de informação complexos urgentes ou específicos para várias plataformas, incluindo Web, dispositivos móveis e Cloud, integráveis nas nossas soluções específicas.


Líder na informatização da Administração Pública, dispõe de um portefólio de mais de 100 soluções preparadas para evoluir continuamente, em áreas como: Administração Pública (o ERP SINGAP), Balanced Scorecard, Serviços Partilhados, CRM, Aprovisionamento Electrónico, Gestão de Activos, Gestão Financeira, Gestão da Produção, Workflow, Recursos Humanos, Portais de Empresa e Saúde (PRATICS).

Com empresas já constituídas em Espanha, Reino Unido, Timor-Leste e Moçambique, para além de parcerias em Angola, na Alemanha e na Lituânia, e ainda projectos activos em Cabo Verde, na Guiné Bissau e El Salvador, a Quidgest tem investido fortemente e com sucesso na internacionalização das suas actividades. Em 2010, o valor das exportações superou 20% do seu volume de negócios.


A Quidgest teve o seu congresso anual no passado dia 15, conforme anunciado previamente na nossa newsletter com uma qualidade claramente acima do que é habitual ver-se em eventos do género em Portugal. A CleverTime-Consulting teve a honra de ser um dos patrocionadores deste evento.

IGC contrata auditoria administrativa

O Instituto Gulbenkian de Ciência, um dos 10 melhores do mundo para investigação pós-doutoramento solicitou à CleverTime-Consulting a efetivação de uma auditoria aos seus processos administrativos e apresentar um estudo dividido em três partes:

1. Levantamento e documentação dos processos críticos existentes.
2. Identificação das possibilidades de otimização desses processos.
3. Correlação do sistema de gestão eletrónica de documentos DocuWare, já instalado, com as possibilidades identificadas no ponto anterior.

A CleverTime-Consulting expandiu, por força das necessidades dos seus clientes, a sua atuação de forma a permitir uma eficiência máxima das suas soluções muito dependente das metodologias adotadas pelos seus clientes, pelo que estas auditorias são essenciais para reduzir ao mínimo o tempo de Retorno do Investimento em soluções de Gestão Eletrónica de Documentos, Conteúdos ou Processos.

As oportunidades da crise !

Agora com a rentrée em plena crise financeira e de confiança nos mercados a nossa atividade é mais necessária e procurada que nunca.

É preciso reduzir custos fixos onde as empresas nem sequer sonham que os têm. Reduzir tempo de trabalho inútil aos funcionários, acelarar processos administrativos, não deixar que documentos se percam, servir melhor os clientes e tudo isto com um mínimo de investimento pois o que todos querem é poderem poupar 1.000/ano investindo apenas 10 agora.

A crise veio mostrar a todos, Estado e privados, que temos estado a fazer as coisas da forma mais cara possível. Esta empresa está cá para isso:

• Executar auditorias organizacionais
• Desenhar planos de otimização 
• Propor a implementação de soluções que permitem aquela otimização
• Dar formação (CAP) sobre os temas abordados

Não hesitem em contatar-nos. Proporcionar-lhe-emos a visão de todo um mundo de custos fixos desconhecido para si e que pode eliminar.

Novo Serviço - Formação (CAP)

A CleverTime-Consulting está a proporcionar formações, com formadores detentores do CAP, nas áreas de:

• Gestão de documentos físicos
• Gestão de documentos eletrónicos
• Workflow documental
• Gestão de Processos e Tarefas
• Segurança de documentos eletrónicos

Os Planos de Intervenção Pedagógica são definidos caso-a-caso, dependendo dos objectivos da entidade contratante e do grupo de formandos em questão.

Novo Serviço - Auditorias às áreas Administrativas

Um dos novos serviços disponibilizados pela CleverTime-Consilting consiste em  efetuar auditorias  ao funcionamento dos setores administrativos para poder fornecer à Administração/Gerência das empresas e/ou organizações relatórios de como conseguir os mesmos (ou mesmo mais) resultados com menos recursos, sejam eles custos diretos, tempo de funcionários ou inclusivamente custos fixos diretamente associados à libertação de pessoas de tarefas que podem ser completamente automatizadas.


Tipicamente estas auditorias debruçam-se sobre os processos administrativos e gestão de conteúdos que inclui toda a documentação da empresa, não apenas na vertente tradicional do papel digitalizado, mas também a gestão dos eMails, a gestão de documentos como ficheiros nativos Windows, audio e video, a circulação desses documentos, quer sob regras de negócio pré-definidas (ou a definir quando da auditoria), quer sob regras ad-hoc.


Normalmente a optimização deste tipo de serviços e tarefas associadas permite reduzir em 45% os recursos alocados às mesmas.

A eficiência no fornecimento dos serviços

Esta é uma piada de antologia no meio da consultoria e representa uma caricatura (séria) do que muitas vezes se passa no relacionamento entro um cliente e um fornecedore de um qualquer serviço.


Para agravar a situação cada vez mais o que é comprado é muito específico e, de tal forma, que nem mesmo dentro da empresa (já) há especialistas na área.


Tal é particularmente verdadeiro nas áreas da Gestão Documental, de Registos ou de Conteúdos, por vários motivos:


1. O termo "Gestão Documental" é utilizado abusivamente considerando que alguns fabricantes de scanners até oferecem software de "Gestão Documental" quano o equipamento é adquirido.


2. A implementação de uma solução de Gestão Eletrónica de Documentos tem 80% a ver com questões organizacionais e apenas 20% com questões técnicas. Independentemente desta gestão ser "eletrónica" ou não, é suposto as empresas e organizações terem funcionários habilitados a gerir documentação.


3. Medo do desconhecido da escolha. Considerando que estas áreas são muito específicas e considerando que as várias soluções podem sempre ser mostradas com a "beleza" que o cliente quer ver é essencial que os clientes possam: ou ter o conhecimento do que devem exigir às soluções ou ser sistemáticos nas análises dos vários produtos para que entendam as diferenças e a relevância do seu impacto.


Avançar para a Gestão Eletrónica de Documentos é dar um passo, muitas das vezes para uma área totalmente desconhecida e tal é natural que provoque receio. Mas nos tempos que correm não o dar é estar condenado.


Avaliem os potenciais fornecedores em entrevistas e visitas de referência. Antes do comercial há sempre a pessoa. Tente ver se pode confiar na pessoa e a decisão profissional torna-se mais fácil.

E os documentos que ainda não estão lá ?!?

Antes do mais convém pedir desculpa aos nossos leitores pelo facto deste blog não ser atualizado com a mesma velocidade da nossa página de Facebook:


Facebook.com/clevertime.consulting      ---> Faça LIKE


onde principalmente estão publicados temas sobre os assuntos em que esta empresa se especializou e que, na sua constante pesquisa para atualização, os coloca disponíveis para os interessados.


O tema de hoje tem a ver com o DocuWare, enquanto ferramenta de ECM (Enterprise Content Management) relativamente aos documentos que deviam estar arquivados mas não o estão. Normalmente as soluções de gestão eletrónica de documentos & similares informam o que está arquivado, mas o DocuWare agora vai mais longe.


É possível "ensinar" o DocuWare que documentos fazem falta para um determinado processo e à medida que vamos acedendo a esse processo o DocuWare vai-nos informando dos documentos que existem e daqueles que ainda faltam.


Este módulo adicional - Deficiency Manager - é essencial em organizações em que a dinâmica dos processos de negócio exige um conhecimento imediato do que está em falta, até para prestar um melhor serviço ao cliente.

DocuWare com certificação única nos EUA

A DocuWare é a única empresa de Gestão Eletrónica de Conteúdos que tem a certificação 

Certification Commission for Health Information Technology (CCHIT) for “meaningful use" for In-Patient Discharge Instructions (Module - 170.306.e, v1.1)


Que permite às instituições hospitalares receberem subsidios específicos para desenvolverem as suas Tecnologias de Informação ao abrigo do programa Stimulus que subsidia as tecnologia para processarem os Registos de Saúde dos Pacientes, desde que os utilizadores provem a utilidade real da utilização que fazem das soluções adoptadas.


O DocuWare foi certificado considerando a enorme facilidade de utilização juntamente com o aumento exponencial de funcionalidades existentes na mais recente versão.


O Comunicado de Imprensa da DocuWare com todos os detalhes pode ser encontrado aqui.

Instituto Gulbenkian de Ciência escolhe DocuWare

O Instituto Gulbenkian de Ciência foi considerado este ano, e pela segunda vez consecutiva um dos 10 melhores institutos do mundo para o trabalho dos doutorados. (ver detalhes)

Após um longo tempo de testes e ensaios este instituto decidiu instalar a solução de ECM (Gestão Eletrónica de Conteúdos) da DocuWare.

Para a implementação serão importados todos os documentos neste momento digitalizados e classificados, bem como serão armazenados documentos em papel com a finalidade de libertar espaço e acelarar processos administrativos internos.

 

Configuração da integração do DocuWare com outras aplicações

A solução de Gestão Eletrónica de Conteúdos (ECM) onde neste momento o software DocuWare se localiza permite uma integração fácil, e ao alcance de qualquer pessoa não técnica, com qualquer outra aplicação existente.

É possível visualizar o video/demo de várias formas, dependendo das autorizações que possam ter dos vossos locais de trabalho:

1. Fazer o download do ficheiro  .mp4 e visualizá-lo no seu PC
2. Visualizar o video a partir do site da DocuWare
3. Visualizar o video a partir do YouTube

 É absolutamente invulgar, não só a capacidade de integração com aplicações que podem correr em janelas próprias ou em browsers, como o fato dessa configuração poder ser executada, de forma personalizada, por cada utilizador sem necessidade de envolver especialistas informáticos.

Temos agora a tecnologia apropriada para efectuar testes com as vossas aplicações a partir da Internet. Estamos ao vosso dispor.

Gestão Eletrónica de Documentos [DocuWare] no iPad !

A DocuWare lançou o DocuWare Mobile Plus que permite utilizar o iPad em todo o seu ecran.

Este módulo pode ser baixado desde a Aple App Store e testado sem que haja a necessidade de compra prévia.

Esta aplicação é muito semelhante à DocuWare Mobile for iPhone onde é possível pesquisar documentos, visualizá-los no ecran, colocar carimbos para os processar devidamente, etc.


Como o iPad suporta o formato iBooks, é possível fazer o download de documentos em PDF diretamente para o formato iBooks e ter os documentos disponíveis para uma reunião, mesmo sem acesso à Internet.

DocuWare: Integração ......sem "integração"

Este tema é decididamente aliciante para merecer mais do que um simples artigo. 

A nova versão do DocuWare, a 5.1c tem esta designação, não porque os aumentos de funcionalidades apenas justifiquem o incremente na letra, mas porque devido a questões ligadas às certificações, foi tido por conveniente que o número da versão dever-se-ia manter em 5.1.

Pode visualizar dois vídeos, de alguns minutos cada um, em que se pode constatar as potencialidades de integração com outras ferramentas, bem como a facilidade com que tal é feito sem que haja necessidade de intervenção da "outra" parte.

Conceito do "Smart Connect"

Setup do "Smart Connect"

Qualquer questão pode ser dirigida a suporte.docuware@clevertime-consulting.eu

Obrigado.

Novo módulo de integração visual da DocuWare

A solução de Gestão Integrada de Documentos - DocuWare - , com a sua nova versão 5.1c, lançou o seu mais recente módulo que permite a integração com qualquer outra aplicação via ecrans do Windows. Desta forma é possível (e altamente desejável) que todos os documentos estejam no mesmo repositório único, que é o DocuWare, o que permite que com uma única pesquisa se encontrem todo o tipo de documentos independentemente da aplicação que as gerou. A habilidade está em conseguir a integração com as aplicações por mera pesquisa de ecran, de acordo com as instruções dadas sem qualquer tipo de integração por código.

Brochura explicativa do modo integrativo do DocuWare com outras aplicações sem necessidade de desenvolver código.

Quem é o dono dos documentos ?

A AIIM fez um estudo sobre o entendimento, dos intervenientes, de quem é o dono dos documentos nas empresas e as respostas são surprendentes em termos operacionais e mesmo, quiçá, em termos legais.

Grafico1

Este gráfico é o resultado de 673 respostas validadas, de 751 individuos aleatórios escolhidos entre os mais de 65.000  membros da AIIM entre 12 e 15 de Abril de 2010 e não incluem respostas dadas por fornecedores de soluções.  

É claro que na realidade os "donos" dependem dos contextos, mas uma coisa é certa: a pessoa responsável por um determinado tipo de informação não só tem de ter acesso imediato aos documentos onde  aquela possa constar como tem de ser capaz de definir as regras de acesso aos mesmos relativamente à organização.  

Cada vez mais a legislação obriga a tempos de resposta que, muitas vezes, são curtos face à enormidade de fontes documentais para encontrar informação. 

Dados relacionados com a Gestão Eletrónica de Documentos (GED)

Um estudo de 2010 da AIIM revelou resultados surpreendentes para todos aqueles que se interessam por este tema.

36% das organizações não colocam a "propriedade" dos registos e documentos na gestão de topo.

A melhoria de eficiência e otimização de processos de negócio são hoje os maiores motivadores para a implementação de sistemas GED, por um fator de 2:1 sobre a obediência a conformidades, quando há 3 anos atrás estes fatores tinham pesos semelhantes

No que diz respeito a conformidades a maior motivação para a adoção da GED tem a ver com casos litigiosos entre cliente/fornecedor, seguidos de perto por relatórios financeiros e auditorias.

60% dos novos utilizadores da GED referem o "caos de conteúdos" como o grande motivo imediato da adoção desta ferramenta. Para os não-utilizadores a "insuficiente consciencialização por parte dos gestores de topo" é dada como o maior obstáculo.

O número de utilizadores da GED como SaaS (Software as a Service) tende a duplicar nos próximos 18 meses de 6% para 12%.

Muitos outros resultados considerados interessantes podem ser obtidos e, quiçá, relevantes para a sua organização. Contacte-nos.

Métricas de eficiência com DocuWare

É muitas vezes difícil obter métricas objectivas de ganhos derivados da utilização da solução de Gestão Eletrónica de Documentos Docuware. Todavia o Engenheiro e MBA Luis Lopes dos Santos, dono da empresa Setronix deu-se a esse trabalho tendo afirmado numa declaração este mês:

"Através da aquisição de ferramentas de gestão eficazes como o Docuware temos aumentado significativamente a produtividade do trabalho através da desmaterialização dos documentos e do seu processamento digital. Por exemplo, desde a introdução do DocuWare há dois anos, aumentámos o volume de documentação processada em cerca de 7 vezes mas mantivemos o mesmo número de pessoas na área administrativa. Por outro lado, crescemos sim em número de colaboradores na área operacional de forma a aumentar a capacidade de resposta e o número de frentes de trabalho e aqui o DocuWare tem sido um recurso fundamental na introdução da normalização de procedimentos e no tratamento da informação."

A Setronix, fundada em 1966, tem um volume de negócios de 7 Milhões de Euros e 70 colaboradores, sendo o seu core-business:projectos de telecomunicações, apresentando soluções totais ou parciais de estudo, projecto, fabrico, fornecimento, instalação e manutenção de infra-estruturas de radiodifusão e transmissão.

Proinov escolhe DocuWare

A Proinov, empresa inovadora  e de referência no mercado nacional de Formação, nomeadamente tendo realizado o desenvolvimento premiado de software de gestão de processos de formação, escolheu a solução de Gestão Electrónica de Documentos proposta pela CleverTime-Consulting que utiliza a ferramenta DocuWare.

O reconhecimento estratégico desta solução no volátil mundo empresarial de hoje em dia vem ao encontro da vasta experiência acumulada da Proinov,  considerando as origens profissionais dos seus quadros superiores, bem como das parcerias internacionais que mantém, no âmbito da sua actividade, com instituições ligadas à Formação e Qualificação, afinal a especialização desta empresa.

A solução de Gestão Electrónica de Documentos - DocuWare - a implementar irá gerir não apenas toda a documentação proveniente da digitalização de documentos em papel, mas sobretudo gerirá toda a documentação criada sob a forma electrónica e que nunca chega sequer a ser impressa, nomeadamente e-mails e anexos, ficheiros de qualquer tipo Windows e documentos electrónicos provenientes de outras aplicações especializadas.

A lógica é ter um repositório único de documentação, qualquer que seja a sua origem e onde uma pesquisa única identifique todos os documentos que satisfazem ao critério de interesse dessa pesquisa.

Segundo o Director da empresa, Dr Paulo Belo "Num ambiente de concorrência cada vez maior a utilização desta solução permite-nos optimizar processos internos, melhorar a resposta ao cliente, diminuir tempos de processamento administrativo e reduzir espaço ocupado com documentação o que se reflecte numa diminuição dos custos da empresa."

Sucesso de Expansão do DocuWare no Mundo

   Durante o ano de 2010 a DocuWare aumentou em 996 o número de instalações novas perfazendo estas mais de 9.000 espalhadas por 72 países, o que representou um aumento de 12% sobre as estimativas para o ano.


   Tal como já se nota em Portugal a procura deste tipo de soluções aumenta precisamente devido à existência de uma crise financeira o que leva a que Governos e Empresas procurem minimizar os seus custos fixos e operacionais.


Para quem já viu o DocuWare a funcionar tal não tem mistério, para quem nunca viu sugerimos visualizar as demos remotamente.

 

Seminários de Formação na Madeira

Video - O que é e para que serve a Gestão Eletrónica de Documentos ?

Nada como começar o ano com um "back to basics".

Muitos empresários têm não só a dúvida do que é a Gestão Eletrónica de Documentos (vulgo GED), como não estão convencidos sobre os benefícios que dela podem tirar que, por maioria de razão, são tanto mais relevantes quanto maior é a crise financeira por que estamos a passar.

No YouTube existe um video, que sem abordar qualquer especificidade técnica, mostra em poucos minutos o que é a GED e os principais factores de ganho acrescido que ela pode trazer às empresas.

Feliz 2011....com mais eficiência !

Em 2010 fecharam 4.000 empresas em Portugal (não contando com aquelas que ainda não deram entrada da documentação para fechar). É certo que a crise está por aí, mas também não é menos certo que muitas têm de fechar devido à pouca flexibilidade das leis laborais mas o mais importante é o facto da baixa eficiência das empresas devido aos seus elevados custos de "overhead" e operacionais.

Se na parte de produção não é possível reduzir recursos sob o risco de baixar a mesma, o mesmo não pode ser dito nas áreas administrativas onde as tecnologias actuais permitem gerir uma imensa quantidade de informação, com um mínimo de intervenientes humanos.

Os paradigmas alteraram-se ao longo das últimas décadas. Empresas altamente dependentes de mão-de-obra são as mais vulneráveis hoje em dia. Infelizmente a mão-de-obra é uma das maiores parcelas dos custos fixos e é uma das maiores responsáveis pelo erro e atrasos introduzidos nos processos.

Socialmente e a curto prazo é um drama. Comercialmente não há como evitar numa economia cada vez mais globalizada e com as barreiras comerciais a cair.

A prazo, com os aumentos de eficiência nas áreas privadas e públicas, será possível modificar os paradigmas de educação básica e de formação contínua para que todos possam ter o seu nicho de mercado onde garantir o seu sustento.

Canal de Video da ReadSoft no YouTube

A ReadSoft criou no YouTube um canal específico para os seus produtos e soluções, bem como testemunhos e case studies das suas implementações.

Neste canal é possível visualizar videos sobre os temas:

• Captura de dados em facturas sem necessidade de criar templates das mesmas o que é vantajoso no caso de muitos fornecedores com facturas de diversos formatos e layouts.

• Captura de dados, mesmo manuscritos, em formulários.

• Organização automática de documentos e extração de informação dos mesmos

Fazer um inventário da rede de forma automática

Problema: Uma organização pode ter um grande número de estações de trabalho e de servidores, bem como os pode ter distribuidos por várias localizações e, consequentemente, gastar várias semanas por ano a documentar esse imobilizado, com maioria de razão no que diz respeito ao software instalado em termos de modelos e versões. As queixas são muitas no que diz respeito ao esfoço envolvido que nem sequer é um garante de precisão.

Solução Auditor Pro: Os utilizadores podem utilizar o WMI no Auditor Pro para recolher números de série, modelos, fabricantes e outros parametros de hardware de qualquer servidor e estação de trabalho da sua rede. 
O wiki aqui linkado ilustra a facilidade com que tal operação é feita.      

Note-se que a ilustração não é de todo limitativa no que diz respeito aos parametros recolhidos, podendo estes ser extensíveis a qualquer parametro de hardware e/ou respectiva configuração.

Impacto Potencial: Dependendo do tamanho do ambiente de trabalho podem ser poupados, todos os anos, milhares de Euros em eficiências de trabalho, rapidez e precisão nos inventários e auditorias.

A Ecora é líder mundial em reporting de instalações informáticas, seja a nível de hardware, como de software com a finalidade de cumprir Conformidades, facilitar a Gestão da Mudança e auditar de qualquer forma a rede instalada, incluindo servidores, estações de trabalho, firewalls, Cisco's, etc.

Aceda à documentação e demos online.

Gestão Eletrónica de Documento novamente Certificada ISO

   A DocuWare, produtora da ferramenta de Gestão Eletrónica de Documentos do mesmo nome, viu revalidada em 2010 a sua certificação ISP 9001:2008 que celebra as metodologias utilizadas na venda e produção deste software standard utilizado em mais de 8.200 organizações espalhadas por 70 países.

   Esta certificação assegura aos utilizadores do DocuWare a máxima qualidade tanto no que diz respeito ao desenvolvimento da ferramenta como aos processos de suporte aos clientes.

   A solução também está publicada em português, muito embora seja possível na mesma rede ter clientes (windows ou web) de idiomas diferentes.

Os videos de demonstração estão disponíveis online, quer em português, quer em Inglês.

Conversão de arquivos digitais

Um dos problemas com que alguns utilizadores se debatem na decisão de passar do software que utilizam há muitos anos para um mais avançado tem a ver com a conversão de documentos e metadados associados aos mesmos.

A CleverTime-Consulting possui, a partir de agora, da necessária tecnologia para transferir para a solução DocuWare arquivos de documentação digital provenientes de uma miríade de outras soluções, entre as quais algumas das mais populares há alguns anos atrás, tais como:

• Canon - Canofile
• Computer Associates - os vários tipos
• DocStar
• EMC - Documentum
• Filenet - os vários tipos
• IBM - diversos incluindo suporte em AS400
• Ixos Archive
• Keyfile
• Kodak - os vários tipos
• Laserfiche
• Microsoft SharePoint
• Optica
• Paperclip
• etc, etc

No acto da migração os metadados podem ser validados, corrigidos, actualizados e sofrer todo o tipo de processamento que o utilizador julgue necessário.

Continuem a contactar-nos para que o vosso caso específico possar ser apreciado. Obrigado.

Os Processos como Activos das empresas

As empresas estão muitas vezes dependentes das memórias e do know-how de muitos dos seus funcionários cuja competência prática excede, também muitas das vezes, os conhecimentos a que a competência legal dos seus superiores obrigaria.

Por outro lado a volatilidade dos mercados, dos contextos negociais e das sucessivas restrurações das empresas implicam que os processos de negócio estão continuamente a evoluir, a modificar-se e a alterar-se de forma a que não é humanamente possível esperar que todos os colaboradores estejam sistematicamente a par de todas as alterações das metodologias e processos implicados.

Por isso mesmo os processos são hoje em dia autênticos Activos das empresas. Se não são, deveriam ser ! Uma gestão que não considere os processos acima dos funcionários não é uma gestão eficiente. Os processos são o garante que as informações seguem os fluxos definidos por quem decide e que as tarefas são atribuidas a quem tem competência para as mesmas.

Os processos devem permitir automatizar tarefas entre os intervenientes, baseadas em funções na empresa e não em pessoas. Essas tarefas são devidamente monitoradas a fim de que algum responsável possa tomar decisões sobre os resultados.

Hoje em dia as ferramentas de BPM (Business Process Management) e/ou Workflow são desenvolvidas por grandes empresas no mercado que as oferecem com todo o tipo de soluções de integração. Algumas exigem configurações baseadas em desenvolvimento de código mas outras já permitem toda a configuração através de menus o que acelera imenso o arranque de produção.

Claro que pela complexidade de desenvolvimento destas soluções não são algo que as empresas devam "desenrrascar" através dos seus departamentos informáticos. Estes departamentos devem ser os responsáveis pela integração destas ferramentas num portal de empresa que é, esse sim, criado "à medida".

Em todo o caso o importante é que se definam processos, se documentem esses processos e esses sejam independentes de pessoas e fáceis de serem alterados, mesmo com incidentes (cada vez que alguém dá inicio a um processo isso é um incidente) que ainda não tenham chegado ao final do fluxo.

Por curiosidade temos disponível uma ferramenta de BPM pura e dura, integrável e configurável. Detalhes aqui.

GED em versão autónoma

A solução de Gestão Integrada de Documentos e Informação DocuWare permite, sem custos extra para os seus utilizadores, a criação de CD's/DVD's com arquivos de documentos nesses suportes, bem como todos os documentos, bases de dados de suporte, inlcuindo a pesquisa em texto integral e o software de pesquisa....tudo no mesmo suporte autónomo e independente do PC onde está a ser lido.

Tal apresenta várias vantagens:

• Independência do equipamento
• Dados e programa de pesquisa no mesmo suporte óptico
• Relevante para situações de backup
• Relevante para situações de preservação digital
• Forma muito barata de distribuir informação complexa pelos clientes pois permite-lhes pesquisar utilizando metadados e/ou texto integral
• Forma muito eficiente para enviar documentos para auditores e/ou empresas de contabilidade
• etc, etc

   É possível efectuar a descarga da brochura do DocuWare relativa a esta funcionalidade.

Agência de Proteção do Ambiente escolhe DocuWare

O Estado americano do Illinois escolheu o DocuWare como solução de Gestão Eletrónica de Documentos e Informação para a sua Agência de Proteção Ambiental (EPA). Esta Agência foi criada em 1970 e emprega 1.200 funcionários distribuidos por 13 localizações geográficas distintas distribuidas portodo o território deste estado.

Os principais problemas identificados pela EPA foram os seguintes:

• Necessidade de eliminar arquivos duplicados e nunca sincronos uns com os outros.
• Necessidade de manter a integridade dos documentos
• Necessidade de manter centralmente todo o arquivo que pudesse ser acedido, por quem de direito, desde qualquer um dos 13 locais remotos.
• Controlo apertado de custos.
• Espaço de armazenamento com elevadíssimos custos de ocupação e operacionalidade.
• Necessidade de conformidade com o Freedom of Information Act, que é a legislação que permite ao cidadão aceder à informação governamental que lhe diga respeito.

Numa agência deste âmbito existem todo o tipo de documentos, tais como

• Desenhos de engenharia de grandes formatos
• Autorizações
• Relatórios técnicos e peritagens
• Dados de amostragens efectuadas no campo
• Documentos de conformidades
• Fotografias e filmes
• Formulários de inspeções.
• Documentação identificativa própria de empresas e indivíduos
• Documentação referente a todos os funcionários
• Documentação relativa à gestão de toda a frota automóvel
• Documentação de contabilidade e gestão

Antes da chegada do DocuWare somente uma das localizações continha 2,3 Km lineares de documentação em papel acrescidos de um elevado número de documentação em microfilme. A gestão de toda esta informação face ao "acesso à informação", conformidades legais, questões em tribunal, deterioração típica do papel e microfilmes tiveram como consequência que a maioria das horas de trabalho eram dedicadas a gerir esta gigantesca quantidade de papel e não ao objectivo final de gerir o ambiente. Um mesmo relatório de 1000 páginas poderia ser solicitado 500 vezes ao longo de um ano o que implicava um enorme trabalho e custos associados a todas essas cópias.

 Os benefícios foram de grande impacto:

• Toda a informação passou a estar centralizada com acesso online, não apenas de outros escritórios remotos mas também a partir dos laptops dos funcionários quando em trabalho de campo de onde podem inclusivamente fazer upload de documentos tais como fotos que podem iniciar processos de fluxos documentais na sede.
• O acesso às 140.000 fotografias arquivadas, sendo que entram 25.000 novas fotografias todos os anos, é imediato a todos aqueles com o necessário perfil de utilizador.
• A integridade da informação contida nos documentos deixou de ser um problema.
• O mesmo pessoal da EPA passou a poder manusear muito mais informação. 
• As entidades públicas, privadas ou individuos passaram a ter acesso directo online à informação que lhes diz respeito e à qual estão autorizados a aceder.

"O DocuWare mudou, para melhor, a esmagadora maioria dos postos de trabalho. Teve um impacto em praticamente todos os individuos que trabalham aqui, bem como nos da indústria privada que trabalham connosco. Anteriormente à implementação do DocuWare muitas pessoas vinham de carro desde Chicago para consultar documentação. Hoje em dia nós enviamos um CD, com a documentação solicitada, pelo correio e disponibilizamos online toda a documentação de acesso público, tudo graças ao DocuWare"

Tom Reuter, Records Manager, Illinois Environment Protection Agency


Download do Case Study.