O Estado americano do Illinois escolheu o DocuWare como solução de Gestão Eletrónica de Documentos e Informação para a sua Agência de Proteção Ambiental (EPA). Esta Agência foi criada em 1970 e emprega 1.200 funcionários distribuidos por 13 localizações geográficas distintas distribuidas portodo o território deste estado.
Os principais problemas identificados pela EPA foram os seguintes:
- Necessidade de eliminar arquivos duplicados e nunca sincronos uns com os outros.
- Necessidade de manter a integridade dos documentos
- Necessidade de manter centralmente todo o arquivo que pudesse ser acedido, por quem de direito, desde qualquer um dos 13 locais remotos.
- Controlo apertado de custos.
- Espaço de armazenamento com elevadíssimos custos de ocupação e operacionalidade.
- Necessidade de conformidade com o Freedom of Information Act, que é a legislação que permite ao cidadão aceder à informação governamental que lhe diga respeito.
Numa agência deste âmbito existem todo o tipo de documentos, tais como
- Desenhos de engenharia de grandes formatos
- Autorizações
- Relatórios técnicos e peritagens
- Dados de amostragens efectuadas no campo
- Documentos de conformidades
- Fotografias e filmes
- Formulários de inspeções.
- Documentação identificativa própria de empresas e indivíduos
- Documentação referente a todos os funcionários
- Documentação relativa à gestão de toda a frota automóvel
- Documentação de contabilidade e gestão
Antes da chegada do DocuWare somente uma das localizações continha 2,3 Km lineares de documentação em papel acrescidos de um elevado número de documentação em microfilme. A gestão de toda esta informação face ao "acesso à informação", conformidades legais, questões em tribunal, deterioração típica do papel e microfilmes tiveram como consequência que a maioria das horas de trabalho eram dedicadas a gerir esta gigantesca quantidade de papel e não ao objectivo final de gerir o ambiente. Um mesmo relatório de 1000 páginas poderia ser solicitado 500 vezes ao longo de um ano o que implicava um enorme trabalho e custos associados a todas essas cópias.
Os benefícios foram de grande impacto:
- Toda a informação passou a estar centralizada com acesso online, não apenas de outros escritórios remotos mas também a partir dos laptops dos funcionários quando em trabalho de campo de onde podem inclusivamente fazer upload de documentos tais como fotos que podem iniciar processos de fluxos documentais na sede.
- O acesso às 140.000 fotografias arquivadas, sendo que entram 25.000 novas fotografias todos os anos, é imediato a todos aqueles com o necessário perfil de utilizador.
- A integridade da informação contida nos documentos deixou de ser um problema.
- O mesmo pessoal da EPA passou a poder manusear muito mais informação.
- As entidades públicas, privadas ou individuos passaram a ter acesso directo online à informação que lhes diz respeito e à qual estão autorizados a aceder.
"O DocuWare mudou, para melhor, a esmagadora maioria dos postos de trabalho. Teve um impacto em praticamente todos os individuos que trabalham aqui, bem como nos da indústria privada que trabalham connosco. Anteriormente à implementação do DocuWare muitas pessoas vinham de carro desde Chicago para consultar documentação. Hoje em dia nós enviamos um CD, com a documentação solicitada, pelo correio e disponibilizamos online toda a documentação de acesso público, tudo graças ao DocuWare"
Tom Reuter, Records Manager, Illinois Environment Protection Agency
Download do Case Study.
