Por outro lado a volatilidade dos mercados, dos contextos negociais e das sucessivas restrurações das empresas implicam que os processos de negócio estão continuamente a evoluir, a modificar-se e a alterar-se de forma a que não é humanamente possível esperar que todos os colaboradores estejam sistematicamente a par de todas as alterações das metodologias e processos implicados.
Por isso mesmo os processos são hoje em dia autênticos Activos das empresas. Se não são, deveriam ser ! Uma gestão que não considere os processos acima dos funcionários não é uma gestão eficiente. Os processos são o garante que as informações seguem os fluxos definidos por quem decide e que as tarefas são atribuidas a quem tem competência para as mesmas.
Os processos devem permitir automatizar tarefas entre os intervenientes, baseadas em funções na empresa e não em pessoas. Essas tarefas são devidamente monitoradas a fim de que algum responsável possa tomar decisões sobre os resultados.
Hoje em dia as ferramentas de BPM (Business Process Management) e/ou Workflow são desenvolvidas por grandes empresas no mercado que as oferecem com todo o tipo de soluções de integração. Algumas exigem configurações baseadas em desenvolvimento de código mas outras já permitem toda a configuração através de menus o que acelera imenso o arranque de produção.
Claro que pela complexidade de desenvolvimento destas soluções não são algo que as empresas devam "desenrrascar" através dos seus departamentos informáticos. Estes departamentos devem ser os responsáveis pela integração destas ferramentas num portal de empresa que é, esse sim, criado "à medida".
Em todo o caso o importante é que se definam processos, se documentem esses processos e esses sejam independentes de pessoas e fáceis de serem alterados, mesmo com incidentes (cada vez que alguém dá inicio a um processo isso é um incidente) que ainda não tenham chegado ao final do fluxo.
Por curiosidade temos disponível uma ferramenta de BPM pura e dura, integrável e configurável. Detalhes aqui.
