17 dezembro 2010

Canal de Video da ReadSoft no YouTube

A ReadSoft criou no YouTube um canal específico para os seus produtos e soluções, bem como testemunhos e case studies das suas implementações.

Neste canal é possível visualizar videos sobre os temas:

  • Captura de dados em facturas sem necessidade de criar templates das mesmas o que é vantajoso no caso de muitos fornecedores com facturas de diversos formatos e layouts.
  • Captura de dados, mesmo manuscritos, em formulários.
  • Organização automática de documentos e extração de informação dos mesmos

10 dezembro 2010

Fazer um inventário da rede de forma automática


Problema: Uma organização pode ter um grande número de estações de trabalho e de servidores, bem como os pode ter distribuidos por várias localizações e, consequentemente, gastar várias semanas por ano a documentar esse imobilizado, com maioria de razão no que diz respeito ao software instalado em termos de modelos e versões. As queixas são muitas no que diz respeito ao esfoço envolvido que nem sequer é um garante de precisão.

Solução Auditor Pro: Os utilizadores podem utilizar o WMI no Auditor Pro para recolher números de série, modelos, fabricantes e outros parametros de hardware de qualquer servidor e estação de trabalho da sua rede. 
O wiki aqui linkado ilustra a facilidade com que tal operação é feita.      
Note-se que a ilustração não é de todo limitativa no que diz respeito aos parametros recolhidos, podendo estes ser extensíveis a qualquer parametro de hardware e/ou respectiva configuração.

Impacto Potencial: Dependendo do tamanho do ambiente de trabalho podem ser poupados, todos os anos, milhares de Euros em eficiências de trabalho, rapidez e precisão nos inventários e auditorias.

A Ecora é líder mundial em reporting de instalações informáticas, seja a nível de hardware, como de software com a finalidade de cumprir Conformidades, facilitar a Gestão da Mudança e auditar de qualquer forma a rede instalada, incluindo servidores, estações de trabalho, firewalls, Cisco's, etc.

Aceda à documentação e demos online.

07 dezembro 2010

Gestão Eletrónica de Documento novamente Certificada ISO

   A DocuWare, produtora da ferramenta de Gestão Eletrónica de Documentos do mesmo nome, viu revalidada em 2010 a sua certificação ISP 9001:2008 que celebra as metodologias utilizadas na venda e produção deste software standard utilizado em mais de 8.200 organizações espalhadas por 70 países.

   Esta certificação assegura aos utilizadores do DocuWare a máxima qualidade tanto no que diz respeito ao desenvolvimento da ferramenta como aos processos de suporte aos clientes.

   A solução também está publicada em português, muito embora seja possível na mesma rede ter clientes (windows ou web) de idiomas diferentes.

Os videos de demonstração estão disponíveis online, quer em português, quer em Inglês.

29 novembro 2010

Conversão de arquivos digitais

Um dos problemas com que alguns utilizadores se debatem na decisão de passar do software que utilizam há muitos anos para um mais avançado tem a ver com a conversão de documentos e metadados associados aos mesmos.

A CleverTime-Consulting possui, a partir de agora, da necessária tecnologia para transferir para a solução DocuWare arquivos de documentação digital provenientes de uma miríade de outras soluções, entre as quais algumas das mais populares há alguns anos atrás, tais como:

  • Canon - Canofile
  • Computer Associates - os vários tipos
  • DocStar
  • EMC - Documentum
  • Filenet - os vários tipos
  • IBM - diversos incluindo suporte em AS400
  • Ixos Archive
  • Keyfile
  • Kodak - os vários tipos
  • Laserfiche
  • Microsoft SharePoint
  • Optica
  • Paperclip
  • etc, etc
No acto da migração os metadados podem ser validados, corrigidos, actualizados e sofrer todo o tipo de processamento que o utilizador julgue necessário.

Continuem a contactar-nos para que o vosso caso específico possar ser apreciado. Obrigado.

21 novembro 2010

Os Processos como Activos das empresas

As empresas estão muitas vezes dependentes das memórias e do know-how de muitos dos seus funcionários cuja competência prática excede, também muitas das vezes, os conhecimentos a que a competência legal dos seus superiores obrigaria.

Por outro lado a volatilidade dos mercados, dos contextos negociais e das sucessivas restrurações das empresas implicam que os processos de negócio estão continuamente a evoluir, a modificar-se e a alterar-se de forma a que não é humanamente possível esperar que todos os colaboradores estejam sistematicamente a par de todas as alterações das metodologias e processos implicados.

Por isso mesmo os processos são hoje em dia autênticos Activos das empresas. Se não são, deveriam ser ! Uma gestão que não considere os processos acima dos funcionários não é uma gestão eficiente. Os processos são o garante que as informações seguem os fluxos definidos por quem decide e que as tarefas são atribuidas a quem tem competência para as mesmas.

Os processos devem permitir automatizar tarefas entre os intervenientes, baseadas em funções na empresa e não em pessoas. Essas tarefas são devidamente monitoradas a fim de que algum responsável possa tomar decisões sobre os resultados.

Hoje em dia as ferramentas de BPM (Business Process Management) e/ou Workflow são desenvolvidas por grandes empresas no mercado que as oferecem com todo o tipo de soluções de integração. Algumas exigem configurações baseadas em desenvolvimento de código mas outras já permitem toda a configuração através de menus o que acelera imenso o arranque de produção.

Claro que pela complexidade de desenvolvimento destas soluções não são algo que as empresas devam "desenrrascar" através dos seus departamentos informáticos. Estes departamentos devem ser os responsáveis pela integração destas ferramentas num portal de empresa que é, esse sim, criado "à medida".

Em todo o caso o importante é que se definam processos, se documentem esses processos e esses sejam independentes de pessoas e fáceis de serem alterados, mesmo com incidentes (cada vez que alguém dá inicio a um processo isso é um incidente) que ainda não tenham chegado ao final do fluxo.

Por curiosidade temos disponível uma ferramenta de BPM pura e dura, integrável e configurável. Detalhes aqui.

13 novembro 2010

GED em versão autónoma

A solução de Gestão Integrada de Documentos e Informação DocuWare permite, sem custos extra para os seus utilizadores, a criação de CD's/DVD's com arquivos de documentos nesses suportes, bem como todos os documentos, bases de dados de suporte, inlcuindo a pesquisa em texto integral e o software de pesquisa....tudo no mesmo suporte autónomo e independente do PC onde está a ser lido.

Tal apresenta várias vantagens:

  • Independência do equipamento
  • Dados e programa de pesquisa no mesmo suporte óptico
  • Relevante para situações de backup
  • Relevante para situações de preservação digital
  • Forma muito barata de distribuir informação complexa pelos clientes pois permite-lhes pesquisar utilizando metadados e/ou texto integral
  • Forma muito eficiente para enviar documentos para auditores e/ou empresas de contabilidade
  • etc, etc
   É possível efectuar a descarga da brochura do DocuWare relativa a esta funcionalidade.

04 novembro 2010

Agência de Proteção do Ambiente escolhe DocuWare

O Estado americano do Illinois escolheu o DocuWare como solução de Gestão Eletrónica de Documentos e Informação para a sua Agência de Proteção Ambiental (EPA). Esta Agência foi criada em 1970 e emprega 1.200 funcionários distribuidos por 13 localizações geográficas distintas distribuidas portodo o território deste estado.
Os principais problemas identificados pela EPA foram os seguintes:

  • Necessidade de eliminar arquivos duplicados e nunca sincronos uns com os outros.
  • Necessidade de manter a integridade dos documentos
  • Necessidade de manter centralmente todo o arquivo que pudesse ser acedido, por quem de direito, desde qualquer um dos 13 locais remotos.
  • Controlo apertado de custos.
  • Espaço de armazenamento com elevadíssimos custos de ocupação e operacionalidade.
  • Necessidade de conformidade com o Freedom of Information Act, que é a legislação que permite ao cidadão aceder à informação governamental que lhe diga respeito.
Numa agência deste âmbito existem todo o tipo de documentos, tais como
  • Desenhos de engenharia de grandes formatos
  • Autorizações
  • Relatórios técnicos e peritagens
  • Dados de amostragens efectuadas no campo
  • Documentos de conformidades
  • Fotografias e filmes
  • Formulários de inspeções.
  • Documentação identificativa própria de empresas e indivíduos
  • Documentação referente a todos os funcionários
  • Documentação relativa à gestão de toda a frota automóvel
  • Documentação de contabilidade e gestão
Antes da chegada do DocuWare somente uma das localizações continha 2,3 Km lineares de documentação em papel acrescidos de um elevado número de documentação em microfilme. A gestão de toda esta informação face ao "acesso à informação", conformidades legais, questões em tribunal, deterioração típica do papel e microfilmes tiveram como consequência que a maioria das horas de trabalho eram dedicadas a gerir esta gigantesca quantidade de papel e não ao objectivo final de gerir o ambiente. Um mesmo relatório de 1000 páginas poderia ser solicitado 500 vezes ao longo de um ano o que implicava um enorme trabalho e custos associados a todas essas cópias.

 Os benefícios foram de grande impacto:


  • Toda a informação passou a estar centralizada com acesso online, não apenas de outros escritórios remotos mas também a partir dos laptops dos funcionários quando em trabalho de campo de onde podem inclusivamente fazer upload de documentos tais como fotos que podem iniciar processos de fluxos documentais na sede.
  • O acesso às 140.000 fotografias arquivadas, sendo que entram 25.000 novas fotografias todos os anos, é imediato a todos aqueles com o necessário perfil de utilizador.
  • A integridade da informação contida nos documentos deixou de ser um problema.
  • O mesmo pessoal da EPA passou a poder manusear muito mais informação. 
  • As entidades públicas, privadas ou individuos passaram a ter acesso directo online à informação que lhes diz respeito e à qual estão autorizados a aceder.


"O DocuWare mudou, para melhor, a esmagadora maioria dos postos de trabalho. Teve um impacto em praticamente todos os individuos que trabalham aqui, bem como nos da indústria privada que trabalham connosco. Anteriormente à implementação do DocuWare muitas pessoas vinham de carro desde Chicago para consultar documentação. Hoje em dia nós enviamos um CD, com a documentação solicitada, pelo correio e disponibilizamos online toda a documentação de acesso público, tudo graças ao DocuWare"
Tom Reuter, Records Manager, Illinois Environment Protection Agency


Download do Case Study.

26 outubro 2010

Gestão Eletrónica de Documentos para substituir documentos em papel





Este ano a versão actual do DocuWare já foi certificada pela Agencia Tributária Espanhola para guardar, em versão digital, documentos originariamente criados em papel, substituindo a necessidade da existência destes.

A versão 5.1b do DocuWare foi totalmente analisada por uma empresa de auditorias de TI que relatou que este software satisfaz na totalidade a lei vigente em Espanha, nomeadamente na Regulação EHA/932/2007 de 24 de Outubro que resulta da transposição da legislação comunitária.

Os requisitos para a certificação incluiam:

  • a garantia que o DocuWare 5.1b fosse capaz de gerar assinaturas digitais qualificadas que são adicionadas aos documentos no acto da digitalização
  • a garantia que a base de dados desta solução fosse assinada, ao fim de um dado periodo de tempo
  • a garantia que, para efeitos de inspecção, os documentos pudessem ser reproduzidos online.
Desta forma os originais em papel podem ser destruidos, uma vez digitalizados e arquivados no DocuWare.

As autoridades espanholas confirmaram a legalidade desta solução através desta certificação. Além de todas as vantagens já conhecidas de poupança de espaço, de velocidade de acesso à documentação e das inerentes melhorias de serviço ao cliente, a solução DocuWare vê agora reconhecida a legalidade de armazenamento destes registos e documentos sob a forma puramente electrónica.


Depois da Alemanha a Espanha é o 2º país europeu a certificar o DocuWare em termos de eliminação do papel no circuito fiscal, de acordo com as normas europeias.

13 outubro 2010

Assinaturas Digitalizadas Biométricas

Muitas pessoas gostam de colocar a sua assinatura digitalizada sobre um documento electrónico. Gostam de ver o grafismo da sua assinatura, associando esta possibilidade à garantia da assinatura não puder ser falsificada.

Trata-se de poder certificar digitalmente um documento através de uma assinatura manuscrita sobre uma palete que transfere para o documento a imagem da assinatura.
 
Tal foi possível através de uma parceria com a empresa Signovo que só na Alemanha implementou mais de 100.000 deste interfaces nas empresas de Seguros, Banca, Indústria e Cuidados de Saúde.

Este interface compatibiliza o hábito de assinar "papéis" com a possibilidade de certificar um documento digital com toda a segurança mas a mesma facilidade.

Toda a tecnologia está descrita nas nossas páginas sobre o tema, mas o principal tem a ver com o interface que consiste numa tablete sensível à pressão e com um relógio, cujo dia/hora acompanha a assinatura. Esta solução foi aprovada por organismos governamentais e experts privados em vários países europeus.

Graças ao "Encrypted HID Standard" o driver não necessita de ser instalado nos sistemas operativos W2000, XP, Vista, Windows 7, Linux e MAC OSX

Um falsificador pode imitar uma assinatura a 2 dimensões em papel, mas não consegue imitá-la quando os dados biométricos dinâmicos de pressão e velocidade também são registados, como acontece com a utilização desta solução.

06 outubro 2010

Capturar dados em formulários arquivados há 40 anos

A empresa Charactell foi seleccionada devido ao à sua solução FormStorm para colaborar com vários departamentos dos Governos Inglês e Finlandês, nomeadamente nas áreas de Agricultura e Pescas. 

A intenção, para projectos GIS, era capturar dados impressos e escritos em formulários desde há 40 anos atrás, com as dificuldades associadas a essa tarefa:

  • Formulários que foram sendo modificados ao longo do tempo
  • Formulários preenchidos com velhas máquinas de escrever
  • Formulários muitas vezes preenchidos à mão

  • Formulários cuja informação não estava, muitas vezes, nos locais correctos

 Foi utilizada a versão FormStorm Enterprise que permitiu capturar, com total qualidade graças aos processos de workflow interno da solução, os dados de 450.000 formulários por semana apenas com 5 operadores e um verificador de qualidade.

Naturalmente que para este nivel de sucesso tiveram de se tirar proveito de todas as funcionalidades da solução como a implementação de processos de validação e módulos de controlo da Qualidade.

29 setembro 2010

Re-inventar a roda ...é uma fonte de rendimento condenada.


Por algum motivo ligado à forma de trabalhar portuguesa ainda é vulgar querermos investir na Investigação e  Desenvolvimento de algo que há muitos anos está inventado, comercializado e implementado no mundo inteiro.

Um dos alvos que nos últimos anos tem
estado na mira de alguma IeD portuguesa é a ferramenta de Gestão Electrónica de Documentos. Esta ferramenta é tão básica como a roda, ou se quiserem é tão básica hoje como o email o era há 10 anos atrás.

Uma boa ferramenta de Gestão Electrónica de Documentos é independente do tipo de documentos ou do tipo de actividade que gerou esses documentos. Tem todavia de ser integrável com qualquer aplicação, normalmente de índole mais específica, tal como um ERP ou um CRM que possa já existir numa organização.

Assim, no pressuposto que uma ferramenta de GED é:


  • Integrável
  • Segura
  • Simples de utilizar
  • Poderosa no configurar
  • Barata
  • Publicada em português
  • Implementada Globalmente
  • Suportada localmente
  • De aplicação horizontal
não existe qualquer motivo óbvio para o desenvolvimento local de uma ferramenta idêntica, a menos que seja para uma comercialização competitiva no mercado global.

Felizmente bastantes empresas já descobriram esta poupança e o DocuWare está agora a ser utilizado para :

  • Integração com portais
  • Integração com SharePoint
  • Integração com ERP's (nomeadamente o SAP)
  • Integração com vários fabricantes de Equipamento Multifunções Departamentais
  • Integração com software desenvolvido à medida.





Muito embora a venda de tempo de desenvolvimento seja importante, que esse desenvolvimento seja para trazer caracteristicas únicas ao software a ser desenvolvido e mais valias ao cliente para os qual ele é desenvolvido e não a re-inventar (muito provavelmente mal) algo que existe no mercado global há mais de 20 anos, como é o caso do DocuWare, que é totalmente integrável e pode ser integrado em qualquer software sem que os clientes finais sequer tenham de utilizar nenhum outro interface que não o do software desenvolvido e vendido.

    21 setembro 2010

    DocuWare - Newsletter do 2º Trimestre - em Português

    A DocuWare publicou em Português mais um dos seus boletins trimestrais onde resume todas as novidades relativas à solução de Gestão Electrónica de Documentos que produz.

    O seu download pode ser efectuado aqui

    O tema de fundo refere-se à legislação Europeia que já foi tratado nestas páginas no dia 19 de Abril.

    Os outros temas tratados referem-se a novas integrações da DocuWare, nomeadamente com o Windows Explorer, também já aqui referido.

    Uma das novidades referidas, decorrente do excelente ano de 2009, foi o aumento em € 1M para a investigação e desenvolvimento, relativamente ao orçamentado para 2010.

    07 setembro 2010

    DocuWare gere Dezenas de Milhões de Documentos

    A empresa alemã Netto, utiliza desde há vários anos a solução de gestão documental DocuWare para gerir os muitos milhões de documentos que dão entrada anualmente devido ao tipo de negócio que gerem e à miríade de fornecedores e de produtos.

    Segundo Arthur Scheil (Director Finance and Controlling) a solução DocuWare gere 185 (cento e oitenta e cinco) milhões de documentos, sendo que têm um incremento de cerca de 78 (setenta e oito) milhões de documentos anualmente.

    Nestas páginas estão descritas todas as caracteristicas e benefícios desta solução verdadeiramente global, mas a pedido de alguns leitores mais assíduos :-) foi-nos pedido que referíssemos um utilizador DocuWare com um número significativamente elevado de documentos.

    Aqui está e disposto a ser contactado por quem tiver algum interesse específico.

    16 agosto 2010

    Gestão Documental para os que estão de férias

    Bons banhos e cuidado com o Sol.

    Quem está de férias não quer saber de grandes detalhes....nem mesmo com o jornais. Ler os títulos basta.

    Temos aqui um video absolutamente generalista para quem quer ter uma ideia do que a Gestão Documental pode fazer pelas empresas, mas sem entrar em detalhes. Óptimo para as férias.

    Até mais tarde.

    16 julho 2010

    Tempo de Férias

    A miudagem torna tudo muito simples e nós deviamos aprender com eles. Muita da complicação a nossa volta é gerada por nós mesmos porque....o Urgente sobrepôe-se sempre ao Necessário.

    Nos nossos seminários referimos com frequência uma história passada com uma secretária no advento dos processadores de texto baseados em PC's.

    Ela tinha sempre tanto trabalho para fazer, uma vez que era a que mais rápido escrevia na máquina de escrever que não tinha tempo para aprender a utilizar o processador de texto. Foi um problema mas após te-lo aprendido naturalmente que reconhecia demorar menos de metado do seu tempo com a mesma carga de trabalho.


    O mesmo se passa com a Gestão Electrónica de Documentos. Parece que não é prioritária atá à altura em que se experimenta. Depois passa a ser a aplicação mais utilizada (e integrada) após o email.


    Temos de ter tempo para aprender coisas novas e ver em que vale a pena investir para reduzir custos fixos, seja em tempo dos funcionários, seja no custo dos processos, seja naquilo que for.


    Não parar para pensar no que nos pode dar dinheiro a ganhar porque "não temos tempo" ou "não quero gastar" é dar tiros nos próprios pés.


    Vamos pois tratar bem deles num mar refrescante e voltar a pensar nisto no regresso de férias.


    Boas Férias.
     

    12 julho 2010

    GED - essa (grande) desconhecida

    Há 15 anos o email ainda era grandemente desconhecido e ainda foi olhado com desconfiança durante bastante tempo. Hoje é o responsável por 92% da transmissão de informação e é um elemento vital na sobrevivência de empresas e governos.

    A Gestão Electrónica de Documentos (GED), apesar de já existir no mercado há mais de 20 anos ainda é olhada como desnecessária. Como é possível ?!? Temos ziliões de papéis, emails e anexos, ficheiros windows de todo o tipo e dizemos que não é necessário ?!?

    Todas as aplicações lidam com documentos de algum tipo, não é bom termos um repositório ÚNICO para os documentos manuseados por todas elas ?!? Não seria bom acabarmos com os "arquivos pessoais", sempre incompletos espalhados pela organização ?

    Numa altura em que temos de reduzir todo o tipo de custos e ser mais e mais competitivos, como é possível que se mantenha a diversidade inaudita de repositórios para a nossa informação ?!?

    Não podemos perder tempo a ir a um arquivo procurar documentos, a ir procurar um papel num processo de aprovação, nem a fazer pesquisas em n locais diferentes para procurar documentos relacionados com um mesmo tema.

    As empresas podem ter a sua sobrevivência dependente de uma aplicação tão simples como esta.

    Pensem nisso !

    05 julho 2010

    Relatório de Excelência relativo ao DocuWare


    A DocuWare foi classificada com a classificação máxima atribuida pela empresa de auditoria Buyers Lab, tal como reportámos anteriormente.

    Agora temos acesso ao relatório que disponibilizamos publicamente.

    Podem efectuar a descarga neste site.

    Estamos à vossa disposição para qualquer esclarecimento e demo que entendam necessário.

    Obrigado.

    29 junho 2010

    DocuWare obtém 5 estrelas por parte de autoridade independente

    O Buyers Lab, instituição internacional independente no fornecimento de informação competitiva, análises e testes de várias soluções de software, equipamento muilti-funções, scanners e fotocopiadoras atribuiu a classificação máxima, de 5 estrelas, ao DocuWare bem como a menção "Excepcional solução de Gestão Documental".

    Os especialistas da BLI analizaram esta solução integrada de gestão documental em 12 categorias distintas, incluindo:

    • Funcionalidade
    • Facilidade de operação
    • Integrabilidade
    • Compatibilidade
    • Segurança
    • Suporte
    • Disponibilidade global              
    Os resultados estão disponíveis sob a forma de um relatório e serão fornecidos a todos os que o solicitarem.

    O BLI foi fundado há 50 anos e é um dos maiores avaliadores de equipamento e soluções para escritórios.



                

    22 junho 2010

    ECORA - auditoria TI automática

    A Ecora lançou os videos de demo das novas versões, quer do Auditor Profissional que permite auditar todos os servers, firewalls, cisco's, etc de uma rede para verificar se as suas parametrizações de segurança estão de acordo com as normas determinadas pelo administrador, quer do Patch Manager que faz um controlo idêntico relativamente às versões de patches instalados, ou por instalar, nos equipamentos relevantes.

    As demos podem ser visualizadas nestas páginas.

    Fazemos instalações de teste, sem custos, para que possam apreciar a qualidade e mais valia dos relatórios produzidos automaticamente. Contactem-nos por favor.

    17 junho 2010

    Reconhecimento de mérito

       Na reunião anual da DocuWare com os distribuidores da região EMEA, que teve lugar no final de Maio, a CleverTime-Consulting foi distinguida com um prémio pela excelente actividade comercial relativa ao DocuWare.

        A distinção foi entregue pelo Presidente da DocuWare Thomas Schneck.

    15 junho 2010

    CleverTime-Consulting - 15 anos de Gestão Electrónica de Documentos

    A CleverTime-Consulting é uma empresa de consultoria organizacional que fornece soluções não sendo uma empresa de venda de software.

    Todavia, o software é para nós o que o martelo, os pregos e a serra é para o carpinteiro. Necessitamos dele para construir as nossas soluções.

    Assim sendo temos de ter o cuidado, não só, de escolher as melhores ferramentas, como temos de garantir que ao longo do tempo continuam a ser as melhores, pois se não o forem terão de ser trocadas.

    Ao longo dos anos já trocámos algumas delas mas nunca a solução escolhida de Gestão Electrónica de Documentos. Continuamos com a DocuWare, ao fim de 15 anos, pois continuamos fortemente convencidos que continua a ser a ideal para o mercado português face à sua excelente relação custo/benefícios.

    Não hesitem em solicitar-nos uma apresentação e vejam neste site a documentação e os vídeos que justificam esta nossa posição.

    Obrigado.

    01 junho 2010

    Correcção do erro humano na entrada de índices - DocuWare



    O elemento humano é sempre o pior inimigo da existência de uma semântica correcta nas entradas de dados nos campos dos índices dos documentos arquivados em qualquer solução de Gestão Electrónica de Documentos, nomeadamente na DocuWare.

    Por isso a DocuWare concebeu uma simples ferramenta para corrigir dados entrados e que contêm gralhas de vários tipos, tais como erros de ortografia, designações diferentes do que pode ser o mesmo objecto, etc.

    Esta ferramenta analisa todas as entradas em cada campo, verifica quais são as entradas semelhantes, faz uma análise estatística de todas elas e sugere correcções ao administrador. O mesmo acontece a grupos de palavras dentro de campos.


    A partir do momento em que o administrador define o(s) termo(s) correcto(s) o DocuWare procede à sua correcção de forma automática.


    Acesso ao DocuWare via Windows Explorer



    O cliente do DocuWare para o Explorador de Windows permite aceder aos documentos arquivados no DocuWare através desse mesmo explorador.

    Agora é possível copiar, renomear e arquivar documentos como se faz com qualquer outra directoria do Windows.

    É possível, por exemplo, fazer drag-and-drop do sistema de ficheiros para o DocuWare ou exportar qualquer documento neste para o sistema de ficheiros.

    Desta forma é possível pesquisar um documento arquivado no DocuWare, ou efectuar o armazenamento de outro, sem ter de ter aberto o cliente Windows do DocuWare. 


    Para os interessados a descarga do ZIP que contém as instruções pode ser efectuada carregando no botão:





    26 maio 2010

    Construction and Facilities Management - DocuWare


    O Governo Inglês adoptou a solução de Gestão Electrónica de Documentos DocuWare para a gestão de todos os edifícios na Irlanda do Norte.

    Assim, todos os fornecedores de serviços e/ou materiais têm de enviar as facturas através do web client da DocuWare e todo o processamento e encaminhamento é feito de forma automática.

    A capacidade de implementar com grande rapidez os fluxos documentais e a facilidade extrema de lidar com os documentos via um vulgar browser, permitiram a implementação da solução no tempo de 7 dias. 

    Cálculo do Retorno de Investimento em GED

    Para maior facilidade dos nossos clientes e potenciais clientes passámos a colocar no topo da nossa página principal, aqui no sítio Web, um link para um cálculo dos benefícios financeiros com dados parametrizáveis por cada empresa.

    Os resultados revelam que as facilidades proporcionadas pelo DocuWare resultam num retorno do investimento muito rápido e que muitas vezes estes benefícios passam despercebidos à maioria das organizações.

    Este cabeçalho da nossa página principal é alternado com outro que demonstra os benefícios operacionais do DocuWare. Em qualquer caso está sempre disponível em "Links para Conhecimento" do lado esquerdo da página.

    Usem por favor. 

    13 maio 2010

    A CleverTime na Nigéria - convidada para dar formação

    A CleverTime foi convidada pela RIMA Foundation (Records and Information Management and Awareness) a fazer duas formações a duas das maiores instituições da Nigéria:

    • O First Bank of Nigeria (o maior banco da Nigéria) - Formação em Gestão de Documentos Físicos e Electrónicos


    • A Chevron  (a maior exploradora de petróleo na Nigéria) - Segurança de Documentos Electrónicos

    As formações ocuparam toda a semana de 3 a 7 de Maio e a intenção dos patrocionadores é repeti-las para outras organizações de dimensão semelhante com base nos relatórios de apreciação emitidos por aquelas empresas.

    As apresentações estão disponíveis no nosso sítio web, podendo ser descarregadas através dos seguintes links:


    29 abril 2010

    Guia dos aspectos legais da GED na Europa


    A DocuWare, produtora da solução de Gestão Electrónica de Documentos (GED) com o mesmo nome, com  conduziu um estudo a nível europeu para avaliar as diferentes perspectivas legais no que diz respeito ao manuseamento de documentação no formato electrónico.

    Que tipos de prazos de retenção são necessários em França ? As empresas inglesas são obrigadas a arquivar o seu email ? Que tipo de sanções são aplicadas em Espanha se os documentos electrónicos não cumprirem os regulamentos ?

    Este é o tipo de perguntas que está esclarecido no estudo feito, de forma clara e facilmente compreensível. O texto do estudo está dividido em duas colunas em que uma descreve a legislação no idioma do país estudado e a outra coluna com a respectiva tradução para inglês.

    Os países analisados foram:
    • Alemanha
    • França
    • Inglaterra
    • Itália
    • Áustria
    • Suiça
    • Espanha
      Desta forma empresas que tenham subsidiárias em vários países, dos contemplados pelo estudo, podem com facilidade aperceber-se das áreas a que têm de prestar mais atenção.

    Este estudo pode ser solicitado por email clicando no símbolo 

    27 abril 2010

    DocuWare certificado por SAP NetWeaver










    A DocuWare, um parceiro certificado SAP desde 2001, viu agora a sua versão 5.1 certificada mais uma vez pela SAP agora relativamente ao SAP NetWeaver, nomeadamente no que diz respeito aos módulos do  DocuWare HTTP Content Server, Barcode BAPI & OLE frontend, juntamente com a certificação do novo
    módulo "Solution Manager Ready". 

    Todo o tipo de documentos podem ser armazenados no Docuware e os utilizadores habituados ao interface SAP não têm de sair dele para efectuar as suas pesquisas. Do cliente windows ou web do DocuWare é possível aceder a todos os documentos, mesmo aos arquivados através do SAP, dentro dos parametros de segurança estabelecidos.

    19 abril 2010

    DocuWare desafia crise económica

    A DocuWare fechou o ano de 2009 com um aumento de lucros de 14%, desafiando a crise económica mundial. 

    Só a Europa contribui com 7% aumentando em 950 o número de empresas que decidiram adoptar esta solução de Gestão Electrónica de Documentos. 

    Devido a este resultado a DocuWare vai aumentar o orçamento de investigação e desenvolvimento, para 2010, em mais € 1M com particular incidência nas soluções baseadas na Web.

    Saiba mais sobre esta solução em http://docuwarepublic.clevertime-consulting.eu/ 

    07 abril 2010

    Nova versão do BPM JobRouter


    A solução de Business Process Management JobRouter tem uma nova versão que representa um enorme passo no incremento das funcionalidades, facilidade de implementação e integração com outras aplicações.

    Seguindo a sua tradicional aproximação aos clientes, a nova versão mantém o conceito de add-on's e aumenta o número dos disponíveis. Assim os clientes apenas adquirem as funções que necessitam.

    Para constatar as novas funcionalidades podem aceder à seguinte documentação:

    Descrição detalhada das funcionalidades da versão 3.x

    Descrição dos módulos adicionais

     Esta solução de BPM é integrável de forma nativa com a solução de Gestão Documental DocuWare, também descrita neste sítio.

    01 abril 2010

    Workflow vs Gestão Electrónica de Documentos

    Estas duas soluções são, hoje em dia, absolutamente essenciais à sobrevivência das empresas e contudo os seus conceitos são muitas vezes mal entendidos e misturados.

    Elaborámos para si um documento que explica as várias áreas de utilização de cada um destes tipos de soluções.

    Naturalmente que podem existir áreas marginais de sobreposição mas na sua verdadeira essência estas soluções complementam-se e têm funços completamente distintas uma da outra.


    Faça o download do documento por favor.

    28 março 2010

    Arrumar a casa e beneficiar

    É comum que as organizações que querem automatizar os seus fluxos de informações, com base nas tecnologias digitais, começar por implementar soluções de workflow ou, se formos um pouco mais além, soluções de Business Process Management (BPM).

    As soluções de BPM trabalham sobre regras de negócio que, muitas das vezes, podem (e devem) ser melhoradas pelo simples facto de que essa solução está implementada. A análise dos processos de negócio, os intervenientes, as tarefas associadas, a informação que deve transitar e qual o processamento que esta deve ter obrigam, muitas vezes, à intervenção de consultores externos que conhecem as ferramentas e as optimizam face às necessidades. 

    Não é possível construir e implementar um processo eficiente se não se levarem em conta as soluções que serão a base tecnológica da sua implementação. Tal como não é possível planear uma viagem de carro com a família sem conhecer as caracteristicas do carro, o mesmo se passa com a análise e implementação de soluções tecnológicas.

    Por outro lado muitos dos processos têm como base um documento, independentemente do seu formato físico ou digital, e aprende-se muito com o estudo desses documentos, quem os pode manusear e processar e que trajecto eles devem ter até completarem o seu ciclo de vida.

    O estudo referido acima é muito revelador em termos de direitos dos intervenientes e da sua autoridade na organização. Ensina-nos também muito sobre a forma de trabalhar da mesma e dos objectivos pretendidos principalmente nas "funções meio" que são aquelas que normalmente suportam a parte administrativa no seu suporte às "funções fim" que são aquelas que trazem os benefícios financeiros às empresas e organizações.


    Desta forma é recomendável que a implementação de uma solução de Gestão Electrónica de Documentos seja executada antes da implementação de uma solução de BPM, pois nessa altura já muito se conhesse da organização da empresa e então podem-se expandir os desenhos dos processos dos que têm origem documental aos que podem não ter documentos associados. A implementação de uma solução de Gestão Documental permite, por assim dizer, arrumar a casa.

    As soluções tecnológicas não podem ser responsabilizadas pelo maior ou menor benefício para as empresas. Os benefícios associados têm essencialmente que ver com:
    • A qualidade da análise e do levantamento de requisitos
    • A qualidade da solução em termos de potencialidades das suas funções, da facilidade de trabalho por parte dos funcionários e da flexibilidade em termos de adaptação rápida à volatilidade dos mercados.
    • O conhecimento da solução por parte dos implementadores para a optimizar.
     Os benefícios podem ser fabulosos mas o caminho exige disciplina, conhecimento e humildade.

    21 março 2010

    Guardar dados nas novas tecnologias de hardware











    Os discos Blu-Ray são a tecnologia óptica do século XXI para armazenar dados em discos físicos do tamanho dos normais CD's e DVD's. Armazena 10x mais informação do que os DVD's actuais. Associado a uma boa solução de Gestão Documental pode ser o suporte perfeito para documentos contabilísticos, médicos, de construção civil, etc.

    Este formato ganhou enorme aceitação por parte dos fabricantes e a Associação Blu-Ray possui todos os detalhes. Os discos Blu-Ray são mais seguros dos que os CD's e DVD's pois possuem uma camada rígida que evita arranhões, resiste ao calor e a líquidos.

    A CleverTime-Consulting além das boas ferramentas de software necessita de utilizar também ferramentas de hardware que estejam ao melhor nível das boas práticas internacionais de forma a que as nossas soluções implementadas satisfaçam plenamente os nossos clientes, independentemente da sua área de negócio específica. Assim estamos também a adoptar esta tecnologia nas nossas soluções.
    As jukeboxes ópticas com estes suportes são a solução recomendada para arquivos de longo prazo e para documentos certificados e gravados em suportes não modificaceis, conforme referem as leis de eliminação dos documentos em suporte de papel.

    Esta tecnologia recebeu a primeira certificação "verde" para este tipo de suporte por parte da organização europeia TUVdevido ao facto de armazenar muito mais dados e durante mais tempo num suporte pequeno com uma reduzida pegada de fabrico.

    As jukeboxes ópticas de blu-ray são vistas pela solução de Gestão Elctrónica de Documentos DocuWare como mais um disco do servidor sendo a integração nativa.

    14 março 2010

    DocuWare aprovado para substituir documentos fiscais








    Este ano a versão actual do DocuWare já foi certificada pela Agencia Tributária Espanhola para guardar, em versão digital, documentos originariamente criados em papel, substituindo a necessidade da existência destes.

    A versão 5.1b do DocuWare foi totalmente analisada por uma empresa de auditorias de TI que relatou que este software satisfaz na totalidade a lei vigente em Espanha, nomeadamente na Regulação EHA/932/2007 de 24 de Outubro que resulta da transposição da legislação comunitária.

    Os requisitos para a certificação incluiam:
    • a garantia que o DocuWare 5.1b fosse capaz de gerar assinaturas digitais qualificadas que são adicionadas aos documentos no acto da digitalização
    • a garantia que a base de dados desta solução fosse assinada, ao fim de um dado periodo de tempo
    • a garantia que, para efeitos de inspecção, os documentos pudessem ser reproduzidos online.
    Desta forma os originais em papel podem ser destruidos, uma vez digitalizados e arquivados no DocuWare.

    As autoridades espanholas confirmaram a legalidade desta solução através desta certificação. Além de todas as vantagens já conhecidas de poupança de espaço, de velocidade de acesso à documentação e das inerentes melhorias de serviço ao cliente, a solução DocuWare vê agora reconhecida a legalidade de armazenamento destes registos e documentos sob a forma puramente electrónica.

    06 março 2010

    Mais certificações DocuWare













    Pode fazer a descarga da nova lista de certificações da DocuWare que já inclui, entre outras, a da Agência Tributária espanhola para arquivamento de documentação fiscal originária em papel.

    Este conjunto de certificaçoes torna a solução de Gestão Electrónica de Documentos DocuWare numa das mais conformes às legislações de muitos países europeus.



    Aproveitamos para informar que também já está disponível no
    nosso site o conjunto de videos em inglês, além dos que já havia em português mas onde faltava o video de exemplo de lançamento de fcaturas em contabilidade, agora visivel nas versões em inglês.


    01 março 2010

    Benefícios Financeiros da Gestão Electrónica de Documentos


    A Gestão Electrónica de Documentos (GED) elimina custos fixos normalmente considerados abaixo da linha de água e por isso mesmo considerados pelas empresas e organizações como sendo um facto da vida que não é possível ultrapassar.

    Esta falta de informação tem sido talvez o maior problema à adopção de soluções deste tipo. O argumento normal decorrente de que com estas soluções é possível fazer o mesmo com menos funcionários é que a legislaação não permite despedir os que passam a ser redundantes. ...mas ninguém diz que eles devem ser despedidos.

    Como todos sabemos o custo de aquisição de um novo cliente é 6 a 7 vezes superior ao custo de manter os clientes existentes e esta manutenção passa muitas vezes por um simples telefonema ou visitas regulares. Se os funcionários redundantes em termos de processamento documental forem minimamente treinados para contactar os clientes existentes, a taxa de manutenção destes ao longo do tempo aumenta exponencialmente. Segundo Fred Reichheld (Bain & Company) uma retenção de 5% corresponde a um aumento de vendas de 125%.

    Logo, é no interesse de todas as empresas reduzir as tarefas automatizáveis por uma solução de GED e utilizar as horas desses funcionários na manutenção dos clientes existentes, seja qual for o meio de comunicação.

    Outros aspectos associados à solução GED da DocuWare são:
    • Redução do espaço necessário para arquivos em papel, pelo menos nos locais centrais das empresas, onde o custo por m2 é muito elevado.
    • Resposta aos clientes externos e internos muito mais rápida.
    • Controlo total e seguro no acesso aos documentos.
    • Acesso automático aos documentos que se revestem de interesse para um dado utilizador.
    • Arquivamento automático de emails.
    • Acesso à documentação e respectivo processamento via web browser.
    • Segurança de utilização de um software existente no mercado há mais de 20 anos, espalhado por 70 países e publicado em 15 idiomas diferentes.
    É possível calcular para a sua empresa quais os benefícios financeiros ao final de um ano. Contacte-nos.