É comum que as organizações que querem automatizar os seus fluxos de informações, com base nas tecnologias digitais, começar por implementar soluções de workflow ou, se formos um pouco mais além, soluções de Business Process Management (BPM).
As soluções de BPM trabalham sobre regras de negócio que, muitas das vezes, podem (e devem) ser melhoradas pelo simples facto de que essa solução está implementada. A análise dos processos de negócio, os intervenientes, as tarefas associadas, a informação que deve transitar e qual o processamento que esta deve ter obrigam, muitas vezes, à intervenção de consultores externos que conhecem as ferramentas e as optimizam face às necessidades.
Não é possível construir e implementar um processo eficiente se não se levarem em conta as soluções que serão a base tecnológica da sua implementação. Tal como não é possível planear uma viagem de carro com a família sem conhecer as caracteristicas do carro, o mesmo se passa com a análise e implementação de soluções tecnológicas.
Por outro lado muitos dos processos têm como base um documento, independentemente do seu formato físico ou digital, e aprende-se muito com o estudo desses documentos, quem os pode manusear e processar e que trajecto eles devem ter até completarem o seu ciclo de vida.
O estudo referido acima é muito revelador em termos de direitos dos intervenientes e da sua autoridade na organização. Ensina-nos também muito sobre a forma de trabalhar da mesma e dos objectivos pretendidos principalmente nas "funções meio" que são aquelas que normalmente suportam a parte administrativa no seu suporte às "funções fim" que são aquelas que trazem os benefícios financeiros às empresas e organizações.
Desta forma é recomendável que a implementação de uma solução de Gestão Electrónica de Documentos seja executada antes da implementação de uma solução de BPM, pois nessa altura já muito se conhesse da organização da empresa e então podem-se expandir os desenhos dos processos dos que têm origem documental aos que podem não ter documentos associados. A implementação de uma solução de Gestão Documental permite, por assim dizer, arrumar a casa.
As soluções tecnológicas não podem ser responsabilizadas pelo maior ou menor benefício para as empresas. Os benefícios associados têm essencialmente que ver com:
- A qualidade da análise e do levantamento de requisitos
- A qualidade da solução em termos de potencialidades das suas funções, da facilidade de trabalho por parte dos funcionários e da flexibilidade em termos de adaptação rápida à volatilidade dos mercados.
- O conhecimento da solução por parte dos implementadores para a optimizar.
Os benefícios podem ser fabulosos mas o caminho exige disciplina, conhecimento e humildade.
