A Gestão Electrónica de Documentos (GED) elimina custos fixos normalmente considerados abaixo da linha de água e por isso mesmo considerados pelas empresas e organizações como sendo um facto da vida que não é possível ultrapassar.
Esta falta de informação tem sido talvez o maior problema à adopção de soluções deste tipo. O argumento normal decorrente de que com estas soluções é possível fazer o mesmo com menos funcionários é que a legislaação não permite despedir os que passam a ser redundantes. ...mas ninguém diz que eles devem ser despedidos.
Como todos sabemos o custo de aquisição de um novo cliente é 6 a 7 vezes superior ao custo de manter os clientes existentes e esta manutenção passa muitas vezes por um simples telefonema ou visitas regulares. Se os funcionários redundantes em termos de processamento documental forem minimamente treinados para contactar os clientes existentes, a taxa de manutenção destes ao longo do tempo aumenta exponencialmente. Segundo Fred Reichheld (Bain & Company) uma retenção de 5% corresponde a um aumento de vendas de 125%.
Logo, é no interesse de todas as empresas reduzir as tarefas automatizáveis por uma solução de GED e utilizar as horas desses funcionários na manutenção dos clientes existentes, seja qual for o meio de comunicação.
Outros aspectos associados à solução GED da DocuWare são:
- Redução do espaço necessário para arquivos em papel, pelo menos nos locais centrais das empresas, onde o custo por m2 é muito elevado.
- Resposta aos clientes externos e internos muito mais rápida.
- Controlo total e seguro no acesso aos documentos.
- Acesso automático aos documentos que se revestem de interesse para um dado utilizador.
- Arquivamento automático de emails.
- Acesso à documentação e respectivo processamento via web browser.
- Segurança de utilização de um software existente no mercado há mais de 20 anos, espalhado por 70 países e publicado em 15 idiomas diferentes.
