Quem é o dono dos documentos ?

A AIIM fez um estudo sobre o entendimento, dos intervenientes, de quem é o dono dos documentos nas empresas e as respostas são surprendentes em termos operacionais e mesmo, quiçá, em termos legais.

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Este gráfico é o resultado de 673 respostas validadas, de 751 individuos aleatórios escolhidos entre os mais de 65.000  membros da AIIM entre 12 e 15 de Abril de 2010 e não incluem respostas dadas por fornecedores de soluções.  

É claro que na realidade os "donos" dependem dos contextos, mas uma coisa é certa: a pessoa responsável por um determinado tipo de informação não só tem de ter acesso imediato aos documentos onde  aquela possa constar como tem de ser capaz de definir as regras de acesso aos mesmos relativamente à organização.  

Cada vez mais a legislação obriga a tempos de resposta que, muitas vezes, são curtos face à enormidade de fontes documentais para encontrar informação. 

Dados relacionados com a Gestão Eletrónica de Documentos (GED)

Um estudo de 2010 da AIIM revelou resultados surpreendentes para todos aqueles que se interessam por este tema.

36% das organizações não colocam a "propriedade" dos registos e documentos na gestão de topo.

A melhoria de eficiência e otimização de processos de negócio são hoje os maiores motivadores para a implementação de sistemas GED, por um fator de 2:1 sobre a obediência a conformidades, quando há 3 anos atrás estes fatores tinham pesos semelhantes

No que diz respeito a conformidades a maior motivação para a adoção da GED tem a ver com casos litigiosos entre cliente/fornecedor, seguidos de perto por relatórios financeiros e auditorias.

60% dos novos utilizadores da GED referem o "caos de conteúdos" como o grande motivo imediato da adoção desta ferramenta. Para os não-utilizadores a "insuficiente consciencialização por parte dos gestores de topo" é dada como o maior obstáculo.

O número de utilizadores da GED como SaaS (Software as a Service) tende a duplicar nos próximos 18 meses de 6% para 12%.

Muitos outros resultados considerados interessantes podem ser obtidos e, quiçá, relevantes para a sua organização. Contacte-nos.