Este ano a versão actual do DocuWare já foi certificada pela Agencia Tributária Espanhola para guardar, em versão digital, documentos originariamente criados em papel, substituindo a necessidade da existência destes.
A versão 5.1b do DocuWare foi totalmente analisada por uma empresa de auditorias de TI que relatou que este software satisfaz na totalidade a lei vigente em Espanha, nomeadamente na Regulação EHA/932/2007 de 24 de Outubro que resulta da transposição da legislação comunitária.
Os requisitos para a certificação incluiam:
- a garantia que o DocuWare 5.1b fosse capaz de gerar assinaturas digitais qualificadas que são adicionadas aos documentos no acto da digitalização
- a garantia que a base de dados desta solução fosse assinada, ao fim de um dado periodo de tempo
- a garantia que, para efeitos de inspecção, os documentos pudessem ser reproduzidos online.
Desta forma os originais em papel podem ser destruidos, uma vez digitalizados e arquivados no DocuWare.
As autoridades espanholas confirmaram a legalidade desta solução através desta certificação. Além de todas as vantagens já conhecidas de poupança de espaço, de velocidade de acesso à documentação e das inerentes melhorias de serviço ao cliente, a solução DocuWare vê agora reconhecida a legalidade de armazenamento destes registos e documentos sob a forma puramente electrónica.
Depois da Alemanha a Espanha é o 2º país europeu a certificar o DocuWare em termos de eliminação do papel no circuito fiscal, de acordo com as normas europeias.
Muitas pessoas gostam de colocar a sua assinatura digitalizada sobre um documento electrónico. Gostam de ver o grafismo da sua assinatura, associando esta possibilidade à garantia da assinatura não puder ser falsificada.
Trata-se de poder certificar digitalmente um documento através de uma assinatura manuscrita sobre uma palete que transfere para o documento a imagem da assinatura.
Tal foi possível através de uma parceria com a empresa Signovo que só na Alemanha implementou mais de 100.000 deste interfaces nas empresas de Seguros, Banca, Indústria e Cuidados de Saúde.
Este interface compatibiliza o hábito de assinar "papéis" com a possibilidade de certificar um documento digital com toda a segurança mas a mesma facilidade.
Toda a tecnologia está descrita nas nossas páginas sobre o tema, mas o principal tem a ver com o interface que consiste numa tablete sensível à pressão e com um relógio, cujo dia/hora acompanha a assinatura. Esta solução foi aprovada por organismos governamentais e experts privados em vários países europeus.
Graças ao "Encrypted HID Standard" o driver não necessita de ser instalado nos sistemas operativos W2000, XP, Vista, Windows 7, Linux e MAC OSX
Um falsificador pode imitar uma assinatura a 2 dimensões em papel, mas não consegue imitá-la quando os dados biométricos dinâmicos de pressão e velocidade também são registados, como acontece com a utilização desta solução.
A empresa Charactell foi seleccionada devido ao à sua solução FormStorm para colaborar com vários departamentos dos Governos Inglês e Finlandês, nomeadamente nas áreas de Agricultura e Pescas.
A intenção, para projectos GIS, era capturar dados impressos e escritos em formulários desde há 40 anos atrás, com as dificuldades associadas a essa tarefa:
- Formulários que foram sendo modificados ao longo do tempo
- Formulários preenchidos com velhas máquinas de escrever
- Formulários muitas vezes preenchidos à mão
- Formulários cuja informação não estava, muitas vezes, nos locais correctos
Foi utilizada a versão FormStorm Enterprise que permitiu capturar, com total qualidade graças aos processos de workflow interno da solução, os dados de 450.000 formulários por semana apenas com 5 operadores e um verificador de qualidade.
Naturalmente que para este nivel de sucesso tiveram de se tirar proveito de todas as funcionalidades da solução como a implementação de processos de validação e módulos de controlo da Qualidade.
