Farmácias aderem à Gestão Documental

Independentemente do excelente sistema de gestão das farmácias, o facto é que estas têm de gerir, individualmente, uma enorme quantidade de documentação que chega nos mais variados formatos.

Documentação Comercial e Financeira:

• Facturas
• Guias de remessa
• Extractos bancários
• Ordens de pagamento
• ...
  

Publicidade:

• Videos
• Slideshows
• Fotografias
• Brochuras
• Posters
• ...
  

Gestão interna de pessoal:

• Documentos individuais
• Certificações
• Declarações
• Recibos de vencimento
• ....
  

Correspondência Geral

• Circulares da ANF
• Informação técnica
• Cartas
• Faxs
• ...

Começámos a receber encomendas para a instalação da solução de Gestão Electrónica de Documentos para que os responsáveis, nos normalmente exíguos espaços das farmácias, para tratamento administrativo, possam ter acesso a toda a documentação que poderá ser guardada, dentro dos requisitos que a lei impoe, noutro qualquer local mais barato por m2.

As instalações são normalmente de pequena dimensão, tipo um Business Server e 2-3 licenças concorrentes que, no caso da DocuWare, podem ser divididas em 4-6 licenças nominais o que é mais do que suficiente para uma boa gestão da documentação.

O facto de serem instalações de pequena dimensão não elimina a possibilidade de acessos web para consulta ou mesmo processamento de um qualquer documento, tal como a colocação de um carimbo de Confirmação ou Aprovação.

A lógica por detrás destas encomendas tem sido basicamente:

• A maior facilidade em gerir (e encontrar rapidamente) uma grande quantidade de documentos com formatos diferentes (papel, email e ficheiros de vários tipos)
• O menor espaço ocupado nas instalações das farmácias pelos arquivos com a documentação em papel, se bem que agora menos pois só se guardam aqueles que a lei proibe de destruir.

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