Arrumar a casa e beneficiar

É comum que as organizações que querem automatizar os seus fluxos de informações, com base nas tecnologias digitais, começar por implementar soluções de workflow ou, se formos um pouco mais além, soluções de Business Process Management (BPM).

As soluções de BPM trabalham sobre regras de negócio que, muitas das vezes, podem (e devem) ser melhoradas pelo simples facto de que essa solução está implementada. A análise dos processos de negócio, os intervenientes, as tarefas associadas, a informação que deve transitar e qual o processamento que esta deve ter obrigam, muitas vezes, à intervenção de consultores externos que conhecem as ferramentas e as optimizam face às necessidades. 

Não é possível construir e implementar um processo eficiente se não se levarem em conta as soluções que serão a base tecnológica da sua implementação. Tal como não é possível planear uma viagem de carro com a família sem conhecer as caracteristicas do carro, o mesmo se passa com a análise e implementação de soluções tecnológicas.

Por outro lado muitos dos processos têm como base um documento, independentemente do seu formato físico ou digital, e aprende-se muito com o estudo desses documentos, quem os pode manusear e processar e que trajecto eles devem ter até completarem o seu ciclo de vida.

O estudo referido acima é muito revelador em termos de direitos dos intervenientes e da sua autoridade na organização. Ensina-nos também muito sobre a forma de trabalhar da mesma e dos objectivos pretendidos principalmente nas "funções meio" que são aquelas que normalmente suportam a parte administrativa no seu suporte às "funções fim" que são aquelas que trazem os benefícios financeiros às empresas e organizações.

Desta forma é recomendável que a implementação de uma solução de Gestão Electrónica de Documentos seja executada antes da implementação de uma solução de BPM, pois nessa altura já muito se conhesse da organização da empresa e então podem-se expandir os desenhos dos processos dos que têm origem documental aos que podem não ter documentos associados. A implementação de uma solução de Gestão Documental permite, por assim dizer, arrumar a casa.

As soluções tecnológicas não podem ser responsabilizadas pelo maior ou menor benefício para as empresas. Os benefícios associados têm essencialmente que ver com:

• A qualidade da análise e do levantamento de requisitos
• A qualidade da solução em termos de potencialidades das suas funções, da facilidade de trabalho por parte dos funcionários e da flexibilidade em termos de adaptação rápida à volatilidade dos mercados.
• O conhecimento da solução por parte dos implementadores para a optimizar.

 Os benefícios podem ser fabulosos mas o caminho exige disciplina, conhecimento e humildade.

Guardar dados nas novas tecnologias de hardware

Os discos Blu-Ray são a tecnologia óptica do século XXI para armazenar dados em discos físicos do tamanho dos normais CD's e DVD's. Armazena 10x mais informação do que os DVD's actuais. Associado a uma boa solução de Gestão Documental pode ser o suporte perfeito para documentos contabilísticos, médicos, de construção civil, etc.

Este formato ganhou enorme aceitação por parte dos fabricantes e a Associação Blu-Ray possui todos os detalhes. Os discos Blu-Ray são mais seguros dos que os CD's e DVD's pois possuem uma camada rígida que evita arranhões, resiste ao calor e a líquidos.

A CleverTime-Consulting além das boas ferramentas de software necessita de utilizar também ferramentas de hardware que estejam ao melhor nível das boas práticas internacionais de forma a que as nossas soluções implementadas satisfaçam plenamente os nossos clientes, independentemente da sua área de negócio específica. Assim estamos também a adoptar esta tecnologia nas nossas soluções.

• Brochura explicativa da tecnologia Blu-Ray
• FAQ relativo à tecnologia Blu-Ray
• Glossário de termos da tecnologia de suportes ópticos

As jukeboxes ópticas com estes suportes são a solução recomendada para arquivos de longo prazo e para documentos certificados e gravados em suportes não modificaceis, conforme referem as leis de eliminação dos documentos em suporte de papel.

Esta tecnologia recebeu a primeira certificação "verde" para este tipo de suporte por parte da organização europeia TUVdevido ao facto de armazenar muito mais dados e durante mais tempo num suporte pequeno com uma reduzida pegada de fabrico.

As jukeboxes ópticas de blu-ray são vistas pela solução de Gestão Elctrónica de Documentos DocuWare como mais um disco do servidor sendo a integração nativa.

DocuWare aprovado para substituir documentos fiscais

Este ano a versão actual do DocuWare já foi certificada pela Agencia Tributária Espanhola para guardar, em versão digital, documentos originariamente criados em papel, substituindo a necessidade da existência destes.

A versão 5.1b do DocuWare foi totalmente analisada por uma empresa de auditorias de TI que relatou que este software satisfaz na totalidade a lei vigente em Espanha, nomeadamente na Regulação EHA/932/2007 de 24 de Outubro que resulta da transposição da legislação comunitária.

Os requisitos para a certificação incluiam:

• a garantia que o DocuWare 5.1b fosse capaz de gerar assinaturas digitais qualificadas que são adicionadas aos documentos no acto da digitalização
• a garantia que a base de dados desta solução fosse assinada, ao fim de um dado periodo de tempo
• a garantia que, para efeitos de inspecção, os documentos pudessem ser reproduzidos online.

Desta forma os originais em papel podem ser destruidos, uma vez digitalizados e arquivados no DocuWare.

As autoridades espanholas confirmaram a legalidade desta solução através desta certificação. Além de todas as vantagens já conhecidas de poupança de espaço, de velocidade de acesso à documentação e das inerentes melhorias de serviço ao cliente, a solução DocuWare vê agora reconhecida a legalidade de armazenamento destes registos e documentos sob a forma puramente electrónica.

Mais certificações DocuWare

Pode fazer a descarga da nova lista de certificações da DocuWare que já inclui, entre outras, a da Agência Tributária espanhola para arquivamento de documentação fiscal originária em papel.

Este conjunto de certificaçoes torna a solução de Gestão Electrónica de Documentos DocuWare numa das mais conformes às legislações de muitos países europeus.


Aproveitamos para informar que também já está disponível no nosso site o conjunto de videos em inglês, além dos que já havia em português mas onde faltava o video de exemplo de lançamento de fcaturas em contabilidade, agora visivel nas versões em inglês.

Benefícios Financeiros da Gestão Electrónica de Documentos

A Gestão Electrónica de Documentos (GED) elimina custos fixos normalmente considerados abaixo da linha de água e por isso mesmo considerados pelas empresas e organizações como sendo um facto da vida que não é possível ultrapassar.

Esta falta de informação tem sido talvez o maior problema à adopção de soluções deste tipo. O argumento normal decorrente de que com estas soluções é possível fazer o mesmo com menos funcionários é que a legislaação não permite despedir os que passam a ser redundantes. ...mas ninguém diz que eles devem ser despedidos.

Como todos sabemos o custo de aquisição de um novo cliente é 6 a 7 vezes superior ao custo de manter os clientes existentes e esta manutenção passa muitas vezes por um simples telefonema ou visitas regulares. Se os funcionários redundantes em termos de processamento documental forem minimamente treinados para contactar os clientes existentes, a taxa de manutenção destes ao longo do tempo aumenta exponencialmente. Segundo Fred Reichheld (Bain & Company) uma retenção de 5% corresponde a um aumento de vendas de 125%.

Logo, é no interesse de todas as empresas reduzir as tarefas automatizáveis por uma solução de GED e utilizar as horas desses funcionários na manutenção dos clientes existentes, seja qual for o meio de comunicação.

Outros aspectos associados à solução GED da DocuWare são:

• Redução do espaço necessário para arquivos em papel, pelo menos nos locais centrais das empresas, onde o custo por m2 é muito elevado.
• Resposta aos clientes externos e internos muito mais rápida.
• Controlo total e seguro no acesso aos documentos.
• Acesso automático aos documentos que se revestem de interesse para um dado utilizador.
• Arquivamento automático de emails.
• Acesso à documentação e respectivo processamento via web browser.
• Segurança de utilização de um software existente no mercado há mais de 20 anos, espalhado por 70 países e publicado em 15 idiomas diferentes.

É possível calcular para a sua empresa quais os benefícios financeiros ao final de um ano. Contacte-nos.

Aceda aos arquivos e tarefas sem sair do Outlook

Agora é possível aceder aos documentos arquivados na solução de Gestão Electrónica de Documentos DocuWare sem sair do conforto do ambiente Outlook. Os anexos podem ser processados nos seus formatos originais ou vistos sob a forma de PDF.

O facto é que actualmente há cada vez mais informação estratégica das empresas a fluirem electronicamente e cada vez mais por email. Para permitir que os emails, tipicamente endereçados individualmente, possam ser vistos por todos com direito a aceder ao conteúdos dos mesmos, já há algum tempo que a DocuWare disponibilizou um módulo para arquivamento automático de emails.

Agora com este novo desenvolvimento é possível pesquisar a documentação arquivada sem ter de sair do ambiente Microsoft-Outlook. Da mesma forma é possível integrar as listas de resultados (lista dos documentos que satisfazem um dado critério de busca) ou listas de tarefas (decorrentes do workflow documental) no próprio Outlook.

Desta forma os utilizadores podem controlar com toda a facilidade datas limite e quaisquer documentos, tais como facturas, que estejam à espera de uma qualquer autorização. A possibilidade de implementar máscaras de pesquisa individualizadas aumentam exponencialmente a eficiência da solução.

Com esta nova ferramenta a Docuware proporciona aos seus utilizadores mais uma possibilidade de executarem as suas funções com muito menos recursos utilizados.

Farmácias aderem à Gestão Documental

Independentemente do excelente sistema de gestão das farmácias, o facto é que estas têm de gerir, individualmente, uma enorme quantidade de documentação que chega nos mais variados formatos.

Documentação Comercial e Financeira:

• Facturas
• Guias de remessa
• Extractos bancários
• Ordens de pagamento
• ...
  

Publicidade:

• Videos
• Slideshows
• Fotografias
• Brochuras
• Posters
• ...
  

Gestão interna de pessoal:

• Documentos individuais
• Certificações
• Declarações
• Recibos de vencimento
• ....
  

Correspondência Geral

• Circulares da ANF
• Informação técnica
• Cartas
• Faxs
• ...

Começámos a receber encomendas para a instalação da solução de Gestão Electrónica de Documentos para que os responsáveis, nos normalmente exíguos espaços das farmácias, para tratamento administrativo, possam ter acesso a toda a documentação que poderá ser guardada, dentro dos requisitos que a lei impoe, noutro qualquer local mais barato por m2.

As instalações são normalmente de pequena dimensão, tipo um Business Server e 2-3 licenças concorrentes que, no caso da DocuWare, podem ser divididas em 4-6 licenças nominais o que é mais do que suficiente para uma boa gestão da documentação.

O facto de serem instalações de pequena dimensão não elimina a possibilidade de acessos web para consulta ou mesmo processamento de um qualquer documento, tal como a colocação de um carimbo de Confirmação ou Aprovação.

A lógica por detrás destas encomendas tem sido basicamente:

• A maior facilidade em gerir (e encontrar rapidamente) uma grande quantidade de documentos com formatos diferentes (papel, email e ficheiros de vários tipos)
• O menor espaço ocupado nas instalações das farmácias pelos arquivos com a documentação em papel, se bem que agora menos pois só se guardam aqueles que a lei proibe de destruir.

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Gana escolhe FormStorm

O Gana que não pertence exactamente ao grupo de países mais desencolvidos teve o cuidado de escolher a solução que comercializamos FormStorm para capturar os dados preenchidos manualmente nos formulários de registos de nascimentos e óbitos a nível nacional.

Para tal os formulários de preenchimento manual foram redesenhados para que estivessem optimizados para a captura automática dos dados neles escritos.

Seguidamente segue-se a fase de verificação para eliminar eventuais erros de leitura onde a precisão do software simplifica enormemente a tarefa permitindo que a mesma seja efectuada com poucos funcionários.

A fase final é realizada automaticamente e é o envio dos dados capturados para uma base de dados central de onde se podem mandar imprimir os certificados oficiais.

O interesse específico desta história é que um pais, que não é rico, tem de adquirir as ferramentas que lhe garantam um retorno de investimento num periodo mais curto.

Por isso esta é uma solução também adoptada por nós para o mercado português. Disponibilizamos a possibilidade de fazer os necessários testes de capturas de facturas, por exemplo.

Os videos das demos pode ser vistos aqui. Depois basta contactar-nos.

Cálculo do ROI para o DocuWare

Como diz Porter "não importa o que custa, o que realmente interessa é o que rende".

Com efeito as grandes vantagens do DocuWare transformam-se rapidamente em benefícios, financeiramente mensuráveis e este site da DocuWare permite criar vários cenários e avançar cálculos muito aproximados dos benefícios que as empresas podem aproveitar.

Claro que cada caso é um caso. Claro que há especificidades associadas a cada organização em que o DocuWare pode trazer mais benefícios do que aqueles referidos neste site.

De qualquer forma vale a pena fazer alguns cálculos pois a segunda metade da frase do Porter é muitas vezes esquecida na elaboração de um projecto, se bem que o DocuWare ainda é o produto mais barato considerando todas as suas potencialidades.

Site do cálculo do ROI para o DocuWare.

Gestão parque Jukeboxes - INPI

A CleverTime-Consulting foi escolhida pelo INPI para manter o seu parque de Juekeboxes, quer na perspectiva de Hardware, quer na perspectiva do software que faz de interface com aqueles equipamentos. O parque consta de equipamentos de vários fabricantes e de vários modelos de um mesmo fabricante.

A nossa especialização em jukeboxes ópticas advém da necessidade de poder fornecer aos nossos clientes suportes de informação que sejam ISO, que gastem muito pouca energia e onde a leitura dos dados não esteja dependente dos mecanismos electrónicos.

A confiança que o INPI depositou na nossa empresa ao adjudicar-nos este contracto por 3 anos fez jus ao brio e profissionalismo dos nossos processos e dos nossos técnicos. Retribuimos esta confiança no mesmo espírito de respeito que os profissionais do INPI nos merecem.

Metro do Mondego e Fluxos Documentais

O Metro do Mondego, numa fase já bem adiantada de implementação da rede, decidiu que face ao elevado número de documentos em circulação e ao baixo número de funcionários, uma vez que a eficiência da organização tem sido uma preocupação estratégica dos seus responsáveis ao longo dos últimos anos, decidiu adjudicar à CleverTime-Consulting a análise e implementação com a solução DocuWare dos principais fluxos de workflow documental e posterior arquivo nessa mesma solução.

A análise foi efectuada nos últimos dois meses de 2009 e a implementação ficará concluida neste mês de Janeiro já cpm todos os testes feitos.

A facilidade proporcionada pela funcionalidade do workflow documental, não só faz circular de forma automática os documentos entre os intervenientes relevantes de acordo com as regras de negócio, como permite visualizar automáticamente o ciclo de vida de cada um dos documentos.

Desta forma a eficiência é aumentada exponencialmente permitindo um processamento de informação muito maior mantendo o mesmo número de funcionários.

Oriflame Portugal escolhe DocuWare

O ano de 2009 terminou com 3 encomendas de renome para a CleverTime-Consulting, sendo uma delas a da Oriflame-Portugal.

A Oriflame Cosméticos é hoje uma das empresas de cosméticos com um dos maiores crescimentos a nível mundial. A Oriflame está presente em 61 países e é líder de mercado em mais de metade. Uma equipa de vendas de 2.8 milhões de Assessores de Beleza que comercializa uma gama completa de cosméticos, perfumes e assessórios de elevada qualidade.

A Oriflame Portugal é uma das subsidiárias europeias que mais se destacam pelo seu sucesso comercial e no seguimento de uma linha de actuação que previlegia o a melhoria contínua da eficiência dos seus processos internos a Oriflame confirmou a sua encomenda da solução de Gestão Electrónica de Documentos DocuWare, que começa a ser implementada nos primeiros dias de Janeiro.

Esta solução será transversal à empresa, incluirá além de uma análise organizacional a implementação dos arquivos e metadados optimizados para as suas actividades e processos internos, cuja tramitação documental também se apoiará no DocuWare. O arquivamento automático de emails e anexos, bem como de outros documentos, está contemplado, assim como a integração com os equipamentos multifuncionais da Xerox que detêm nas suas instações.

Com esta encomenda, os 3 grandes das vendas por catálogo: Avon, Oriflame e Tupperware já todos utilizam o DocuWare em Portugal.

Feliz quadra natalícia

Caros amigos,
Espero que todos tenham tido um Feliz Natal e que tenham um ano de 2010 cheio de coisas boas....tenham, todavia, cuidado com o que desejarem.

As actualizações do site, nesta quadra não foram tão frequentes quanto desejável não porque não haja nada para dizer,mas muito pelo contrário: tivemos 3 encomendas de última hora que exigiram grande esforço e que ocuparam os nossos recursos. Falaremos delas nos textos seguintes....foram as nossas prendas do Menino Jesus.

Um bom ano de 2010 para todos.

DocuWare no LinkedIN

O DocuWare já está presente no LinkedIN onde todos os interessados, tais como elementos do fabricante, distribuidores, consultores e utilizadores finais participam e trocam ideias sobre as melhores formas de utilização desta, cada vez mais divulgada, solução de Gestão Electrónica de Documentos (EDM/ECM).

É um óptimo local para colocar questões, sugestões e ver como outros estão a utilizar o DocuWare.

DocuWare escolhido pelo Kuwait Finance House

Uma das maiores instituições financeiras do médio oriente, premiada este ano como o Melhor Banco do Golfo, escolheu a solução de Gestão Electrónica de Documentos DocuWare para suportar todos os seus processos internos que envolvem circulação de documentos. Esta implementação é transversal relativamente a todos os departamentos da empresa.

Somente durante os testes piloto, apenas com um dos seis departamentos existentes, o DocuWare processou 20 milhões de documentos realçando tanto a segurança acrescida derivada das autorizações de acesso aos documentos a que cada utilizador está sujeito, como a rapidez de acesso aos documentos.

Um dos principais objectivos é que qualquer cliente possa entregar qualquer documento em qualquer um dos departamentos do KFH e nunca mais necessite de entregar o mesmo documento em qualquer outro departamento. A unificação de processos foi a palavra chave.

Naturalmente que a melhoria de serviço ao cliente é acompanhada de uma grande redução de custos de operação por parte do pessoal do KFH onde os documentos estão ao alcance de um clique e a sua tramitação entre os vários intervenientes é feita automaticamente pelo DocuWare.

Press-Release

BPM Job Router - a organização fácil

A solução de BPM/workflow JobRouter associa o poder de uma solução completa à simplicidade de poder ser implementada sem escrever uma linha de código.

Com apenas três anos de existência já conquistou uma parcela significativa do mercado europeu, em grande parte devido ao facto do licenciamento não incluir a necessidade de aquirir licenças clientes, quaisquer que sejam o número de utilizadores.


Por outro lado a integração nativa com um grande conjunto de soluções, nomeadamente o SAP bem como várias soluções de Gestão Documental, incluindo do DocuWare, torna esta solução surpreendentemente fácil de implementar e gerir, mantendo toda a potencialidade de uma sofisticada solução de BPM.

Toda a informação acerca desta solução pode ser vista neste site.

Eficiência de Processos

Desde há aproximadamente um ano e meio as empresas começaram a dar uma especial ênfase à eficiência dos seus processos internos em vez de começar a apreciação das soluções através do seu mero custo.

São boas notícias para Portugal onde normalmente se começava a analisar os benefícios de uma qualquer solução pelo seu preço, independentemente da melhoria de processos que proporcionava e que resultavam sempre numa redução significativa de recursos, fossem eles tempo, qualidade , eficiência ou mesmo pessoas.

A nossa legislação laboral não acompanhou os avanços tecnológicos que, de facto permitem fazer mais com menos pessoas ou, pelo menos, com uma necessária flexibilização das funções profissionais.

As soluções que implementamos:

• Gestão Electrónica de Documentos
• Gestão Electrónica de Processos e Tarefas
• Captura automática de dados impressos e manuscritos em papel

São soluções que garantidamente retornam muito rapidamente o investimento, sendo que até este pode ser financiado.

A CleverTime-Consulting está a realizar durante o mês de Novembro vários seminários e workshops em empresas precisamente naquelas que querem objectivar em poupança de custos as melhorias de eficiência de processos.

Contacte-nos e inscreva-se.

Gestão Electrónica de Documentos como um Serviço

A utilização de um software de topo na área da Gestão Electrónica de Documentos já não exige um investimento seja pequeno, seja grande. Com o DocuWare é possível utilizar toda a sua funcionalidade e potencialidade através de um serviço pago mensalmente, sem custos extra de operação ou manutenção..

Todo o tipo de documentos, sejam eles digitalizados, criados electronicamente, recebidos por email e anexos podem ser arquivados num centro da DocuWare especialmente desenhado para este efeito sempre à disposição dos utilizadores autorizados e capazes de circularem em fluxos de workflow de acordo com as regras pretendidas.

Este modelo de SaaS (Software as a Service) permite integrar esta solução de Gestão Electrónica de Documentos, sem servidor, no seu ambiente de TIs, utilizá-la sem restrições e de forma completamente segura via Internet.

Naturalmente que o backup de todos os documentos e bases de dados estão garantidos numa base 24/7, aliviando enormemente a carga de trabalho típica dos centros de informática das empresas.

Todo o acesso aos documentos, qualquer que seja o arquivo em que estejam, ou toda a execução de tarefas de workflow pode ser feita com toda a simplicidade e segurança através de um vulgar browser.

Documento explicativo

Forum DocuWare no LinkedIN

A DocuWare criou um forum especificamente dedicado a todos os que se relacionam com o DocuWare, quer na perspectiva de cliente quer na de especialista fornecedor.

Embora no começo é um óptimo local para discutir temas, colocar dúvidas ou sugestões.

DocuWare - mais um prémio por um projecto ECM

A revista inglesa "Document Manager", a publicação mais divulgada no Reino Unido sobre o tema ECM organizou, no passado dia 22 de Outubro, a atribuição dos prémios anuais de liderança no campo da Gestão Documental.

O prémio "Best Private Sector Project of the year" representa o melhor projecto de software escolhido pela sua tecnologia no sentido de melhorar a gestão de documentos, workflow, poupança de tempo e redução de custos fixos numa empresa privada.

O DocuWare foi escolhido por um painel de juizes, que consistia em quatro especialistas consagrados na industria do Reino Unido (Rory Staunton/Strategy Partners, Dave Tyler/dm magazine, Martin Woldron/In-Form Consult, Tony Heldon/Cimtech), pela sua facilidade de utilização, baixo custo, e utilização através de um browser o que permite um processo únicos de Workflow na Serviceline, uma empresa industrial de manutenção de cozinhas que começa numa prancheta digital (na empresa Destiny Plc) e que acaba no PC do gestor de projecto, via Internet, estando disponível para todos os restantes funcionários uma vez aprovado.

A integração nativa com a prancheta electrónica da Destiny Plc, fornece à Serviceline a capacidade de armazenar todos os documentos relativos a um mesmo projecto num único arquivo a partir do momento em que o projecto arranca.

DocuWare compatível com Windows 7

A DocuWare informa que a sua versão mais recente é compatível com o Windows 7, pelo que os utilizadores que ainda mantêm a utilização do Windows XP ou já aqueles que têm o Vista podem migrar sem problemas para esta nova versão do Windows relativamente à qual se estima que até Junho de 2010 sejam adquiridas 177 milhões de licenças.

A DocuWare, sendo uma parceira estratégica da Microsoft tem como principal preocupação de testar a sua solução de Gestaão electrónica de Documentos com a base das várias plataformas da Microsoft, tais como o Windows Server, SQL Server e SharePoint.

Esta filosofia continuará no futuro de forma a que esta solução suportará todoas as novas versões dos produtos da Microsoft.

Accenture bate record de docs em DocuWare

A Accenture uma das mais dinâmicas e diversificadas empresas de consultoria e outsourcing do mercado português bateu este ano o record de documentos manuseados pelo DocuWare, num único ano em Portugal.

Assim a solução de Gestão Electrónica de Documentos DocuWare implementada na Accenture processou 1.500.000 documentos durante os últimos 12 meses. A estabilidade da solução permite uma operação diária sem problemas e com uma grande potencialidade de expansão ainda por utilizar.

DocuWare certificada ISO 9001

A DocuWare acabou de ser certificada pela norma EN ISO 9001:2008
Para os clientes DocuWare é a prova de que a empresa, por detrás da solução de Gestão Electrónica de Documentos, satisfaz os mais altos standards de produção de software.

Ao criar o seu software a DocuWare depende de processos claramente definidos e documentados. O seu departamento de Gestão da Qualidade (GQ) foi examinado por várias organizações externas e independentes, incluindo aquela que lhe outorgou a certificação da FDA (Food & Drug Administration) dos EUA, reconhecida pela máxima exigência dos seus padrões.

Os requisitos essenciais para uma empresa ser certificada consistem na implementação de métodos e processos que eliminem o erro humano e tenham um departamento de GQ perfeitamente integrado na sua cadeia de produção.

Apresentação DocuWare aos clientes Listopsis(TOSHIBA)

Teve lugar no passado dia 21 de Outubro uma apresnetação da solução de Gestão Electrónica de Documentos DocuWare aos clientes da Listopsis, agente dos equipamentos Toshiba.

A apresentação da solução foi efectuada pelo Engº João Penha-Lopes da CleverTime-Consulting com quem a Liscic, estabeleceu a parceria, a nível nacional, para todos os seus agentes poderem beneficiar da mesma.

Usaram da palavra também o Dr Joaquim Guerreiro, Director-Geral da Listosis e o Vice-Presidente da DocuWare o Engº Stefan Schmidt, a quem reporta directamente a CleverTime-Consulting.

Duas das empresas portuguesas que utilizam fortemente o DocuWare nas suas actividades administrativas foram convidadas a participar para expor as suas experiências.

A Avon, representada pelo Sr João Paulo (IT Manager Continental Europe, North Africa & Middle East) e a Setronix representada pelo Engº Luis Lopes dos Santos (Owner & CEO). Ambos fizeram apresentações onde revelavam os benefícios retirados da utilização do DocuWare. [Apresentação da Avon] [Apresentação da Setronix]

O evento teve lugar nas instalações da Listopsis, onde aliás se deslocaram algumas publicações da especialidade com o fim de reportarem o evento e descobrir algo mais sobre a Docuware e sua implementação global.

"A CleverTime-Consulting tem um desempenho, enquanto distribuidor da DocuWare em Portugal, equivalente a outros países como a Espanha, França ou Itália", segundo as palavras do Vice-Presidente da DocuWare, que premiaram o grande esforço feito por esta empresa em, não só aumentar o seu número de clientes, mas sobre tudo fazer parcerias de sucesso com empresas onde a nossa solução pode ser integrada, sem esforço, e com grandes benefícios acrescidos para os clientes finais.

Belém, microfones e emails

Sobre as alegadas escutas em Belém tudo não passou de mais uma história no anedotário governativo deste país. A anedota nem é se há ou não há escutas, mas sobre a forma como tudo foi tratado e não nos referiremos sequer às questiúnculas políticas mas apenas a questões práticas organizacionais.


Em primeiro lugar lançou-se o boato, sem que tenha havido algum tipo de prova técnica divulgada e nem sequer houve qualquer confirmação ou negação formal.

Posteriormente, de acordo com a comunicação social, acusou-se um pobre técnico de informática que "safou" a situação durante bastante tempo, pois os cargos de responsáveis ficaram por preencher à la longue como é habitual na Administração Pública, tratando do indispensável mas provavelmente sem qualificações para assegurar e implementar estratégias essenciais.

Agora que a Presidência da República deu posse a um novo Director de Informática espera-se que ele faça milagres que o próprio sistema provavelmente não permite que sejam feitos. Para os menos avisados, e considerando que a comunicação social deu pouca luz ao tema, aqui ficam algumas contextualizações do cargo.

Algumas das funções, triviais, intrinsecas ao cargo de Dir de Informática são:

• Garantir o alinhamento das funções organizacionais com as TI
• Garantir a agilidade dos processos internos e a resposta aos clientes externos e internos
  
• Garantir a eficiência e a fiabilidade das TI com o mínimo de custos
  
• Definir o planeamento estratégico das TI
• Implementar politicas que garantam a segurança de acessos e privacidade dos dados
• Garantir que as soluções são de fácil utilização pelos utilizadores
• Garantir que as soluções, com finalidades diversas, estão devidamente integradas
• Implementar políticas de backup regular dos dados e definir as politicas de recuperação de catástrofes.
  

O Director Informático tem a obrigação de conhecer estes temas mas não tem, ele mesmo, de ser um especialista na implementação de todas estas matérias. Para isso tem de pontualmente chamar os experts.

Mas a contratação de especialistas é um caso pontual que nem sequer tem de refletir lugares no quadro, ao contrário do que muitos pensam. Uma vez os especialistas tendo definido as politicas informáticas a implementar existem soluções informáticas que passam regularmente, a pente fino, toda a infraestrutura como servidores, firewalls, Cisco's, etc para reportar se há algo que entretanto já não esteja conforme e permitir ao Director Informático tomar medidas correctivas.

O que é verdadeiramente trabalhoso não é a implementação das políticas e/ou conformidades que se pretendem mas sim garantir, com o passar do tempo que elas se mantêm, sem para isso ter de investir centenas de horas*homem.

A solução Ecora, comercializada por esta empresa garante os alertas para qualquer quebra não apenas de melhores-práticas locais como de quaisquer politicas nacionais ou conformidades internacionais.

Caso dos Submarinos vs DocuWare :-)

Com o DocuWare não acontecia....!!

Não é por acaso que o DocuWare é a única solução de Gestão Electrónica de Documentos Europeia certificada pelo Departamento de Defesa dos EUA para manusear documentos militares de qualquer nível de segurança.

Agentes Toshiba oferecem DocuWare

A CleverTime-Consulting foi convidada pelo representante e distribuidor nacional da Toshiba, a empresa Liscic, para estabelecer uma parceria no sentido de todos os seus agentes poderem incluir a solução de Gestão Electrónica de Documentos (GED) DocuWare nos seus portfólios e, assim, complementarem a sua oferta de equipamentos especializados para processar documentos, nomeadamente na fase da sua digitalização e classificação.

A Liscic criou um grupo de trabalho interno com o objectivo de estudar as soluções de GED existentes no mercado português e após vários meses de análise este grupo propôs à Administração da empresa a adopção da solução DocuWare, que foi aceite.

A Liscic tornou-se a estrutura de dinamização e suporte de uma vasta rede de revendedores Toshiba, actuando em sectores que vão desde a prestação de garantias, às exigências de um pronto abastecimento de peças e consumíveis, formação comercial e treino técnico, consultoria de pré-venda e apoio de marketing. O negócio da Liscic assenta numa interacção Fabricante –
Distribuidor – Revendedor – Cliente, baseada na fluidez da informação, e alimentando a oportunidade de conceber melhores produtos, soluções e processos de negócio com vista a satisfazer as necessidades dos clientes.

As apresentações do DocuWare aos agentes foram feitas nos dias 22 e 24, respectivamente em Lisboa e no Porto pelo nosso Engº João Penha-Lopes que além de responsável pela implementação do DocuWare em Portugal, há já 15 anos, é um doutorando precisamente em soluções de Gestão Electrónica de Documentos.

Em Outubro apresentar-se-á esta parceria aos clientes da Liscic e à imprensa.

Assinatura biométrica digital - MANUSCRITA !

A CleverTime-Consulting tem o prazer de trazer para Portugal uma novidade que rapidamente se tornou num best-seller europeu. Trata-se de poder certificar digitalmente um documento através de uma assinatura manuscrita.

Tal foi possível através de uma parceria com a empresa Signovo que só na Alemanha implementou mais de 100.000 deste interfaces nas empresas de Seguros, Banca, Indústria e Cuidados de Saúde.

Este interface compatibiliza o hábito de assinar "papéis" com a possibilidade de certificar um documento digital com toda a segurança mas a mesma facilidade.

Toda a tecnologia está descrita nas nossas páginas sobre o tema, mas o principal tem a ver com o interface que consiste numa tablete sensível à pressão e com um relógio, cujo dia/hora acompanha a assinatura. Esta solução foi aprovada por organismos governamentais e experts privados em vários países europeus.

Graças ao "Encrypted HID Standard" o driver não necessita de ser instalado nos sistemas operativos W2000, XP, Vista, Linux e MAC OSX

Um falsificador pode imitar uma assinatura a 2 dimensões em papel, mas não consegue imitá-la quando os dados biométricos dinâmicos de pressão e velocidade também são registados, como acontece com a utilização desta solução.

Memo sobre o DocuWare

Várias pessoas têm solicitado uma informação breve sobre os maiores benefícios da solução de Gestão Electrónica de Documentos por nós comercializada, o DocuWare, uma vez que a documentação disponibilizada neste site é, talvez, muito intensa para uma 1ª abordagem.

Assim criámos um memo sobre o DocuWare, um texto curto bastante ilustrado, que sublinha os principais benefícios de que os seus utilizadores beneficiam. Aqui referimos o texto apenas, mas pode efectuar o download.

1. Global
O DocuWare é uma solução global especializada para as empresas e organizações que necessitam de um acesso rápido à documentação e que necessitam que os documentos circulem automaticamente entre os intervenientes relevantes num circuito de tarefas representativo das regras de negócio da empresa ou organização.

• 8.200+ empresas/organizações clientes
• 110.000+ clientes software instalados
• 70 países
• 15 idiomas (incluindo o português)

2. Multi-Idioma
o DocuWare está publicado em 14 idiomas (incluindo o português) e cada estação de trabalho de uma rede, que até pode ser transnacional, pode seleccionar o seu próprio idioma de trabalho o que permite, com toda a facilidade, que elementos de várias nacionalidades trabalhem com o mesmo software.


3. Certificações Globais

• Microsoft
• SAP
• Oracle
• US - Department of Defense
• US - FDA
• Novell
• EMC
• ...

4. Áreas de Envolvimento

• Contabilidade
• Vendas
• Recursos Humanos
• Compras
• Produção
• Logística
• Investigação & Desenvolvimento
• Qualidade
• Controlo

5. Tipos de Documentos
O DocuWare permite todo o tipo de documentos

• Digitalização do papel (até grandes formatos)
• Ficheiros Windows existentes no File System
• Emails e anexos
• Documentos registados em ERP's, CRM's, Contabilidade, etc

6. Centralização de Processos e Documentos
Locais remotos e utilizadores móveis podem ter os seus arquivos locais, sendo que toda a informação é sincronizada com os arquivos centrais com a periodicidade desejada. Estametodologia permite que as tarefas de workflow documental sejam levadas a cabo, em tempo, independentemente da localização geográfica dos intervenientes.


7. Acessos via browser
O cliente web do DocuWare permite arquivar, aceder, despoletar processos de workflow e despachar qualquer tarefa desse mesmo workflow através de uma qualquer ligação à Internet, necessitando apenas da utilização de um vulgar browser, sem qualquer plug-in instalado.


8. Escolha individual da documentação relevante
Cada utilizador pode informar o DocuWare dos critérios de selecção dos documentos em que quer ser alertado - automaticamente - sempre que alguém os arquive contendo um critério de seu interesse individual. Tal permite a implementação do workflow documental, bem como a implementação de poderosas regras de gestão, uma vez que todos os intervenientes são automaticamente alertados para documentos do seu interesse.


9. Workflow Documental
O DocuWare permite configurar as regras de negócio da empresa cliente e fazer com que os documentos, consoante o seu tipo e a sua classificação vão passando, de forma automática, entre os intervenientes assim definidos.


10. Reports de acesso aos documentos
O DocuWare permite a criação de reports sobre o acesso aos documentos para efeitos de estatística ou de investigação


11. Auditorias de acesso aos documentos
o DocuWare permite auditar quem acedeu, quando, a que documento e que acção executou sobre o mesmo.


12. Integração
O poderoso SDK fornecido pela DocuWare permite a integração com portais ou com qualquer outra aplicação no ambiente Windows, tais como:

• Software de Gestão de Projectos
• Software ERP ou CRM
• Software de Contabilidade

Rentreé do ano comercial

15 de Setembro marca o início do nosso novo ano comercial.

Durante as férias ( ou o mais possível parecido com isso) levámos os filhotes ao cinema, fomos à praia, ensinámos a andar de skate ou similar.

Agora voltamos todos ao dia-a-dia comercial

• Fazer seminários
• Analisar situações específicas de empresas e organizações
  
• Instalar soluções
• Aconselhar os clientes a optimizar continuamente as soluções instaladas
  
• Desenvolver as parcerias estratégicas

Este verão foi bastante movimentado em termos comerciais e um dos nossos especialistas fez, ao abrigo de um convénio universitário, o levantamento dos processos administrativos da Presidência da República.

Continuaremos a publicar a nossa newsletter mensalmente, bem como a actualizar este site diariamente.

Todos os nossos clientes e parceiros podem continuar a utilizar estas páginas para aceder a toda a informação, case-studies, demos em video das nossas soluções, bem como toda a documentação associada.

Bom ano para todos !